Λογιστική - Πολιτική πληρωτέων λογαριασμών

 

ΣΚΟΠΟΣ

Ο σκοπός αυτής της Πολιτικής για τους πληρωτέους λογαριασμούς είναι να διασφαλίσει την ασφάλεια των κεφαλαίων του Κοινοτικού Κολλεγίου της Κομητείας Hudson («Κολλέγιο») και τη διεξαγωγή των εργασιών σύμφωνα με τις αρχές της λογοδοσίας, της πληρότητας, της επικαιρότητας και της ακρίβειας. Καθοδηγούμενο από αυτές τις αρχές, το Κολλέγιο προσπαθεί να πραγματοποιεί έγκαιρες πληρωμές στους προμηθευτές επαληθευμένων και εγκεκριμένων τιμολογίων με αποτελεσματικό τρόπο και να διατηρεί πλήρη και ακριβή αρχεία των πληρωτέων λογαριασμών. 

ΠΟΛΙΤΙΚΗ

Το Κολλέγιο και το Διοικητικό Συμβούλιο του («Διοικητικό Συμβούλιο») δεσμεύονται να υποστηρίζουν μέλη της τοπικής κοινότητας και πωλητές που συναλλάσσονται με το Κολλέγιο. Αυτή η πολιτική αφορά μόνο πληρωμές σε προμηθευτές. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι ένας τύπος βραχυπρόθεσμου χρέους, συνήθως το ποσό που οφείλει ένας οργανισμός στους προμηθευτές ή τους πωλητές του για αγαθά και υπηρεσίες που παρέχονται, για τα οποία η πληρωμή δεν πραγματοποιείται εκ των προτέρων. Το Κολλέγιο αναλαμβάνει υποχρεώσεις προς τους προμηθευτές και τους πωλητές για την αγορά αγαθών και υπηρεσιών που χρησιμοποιούνται στη συνήθη πορεία των εργασιών.
Το Τμήμα πληρωτέων λογαριασμών είναι υπεύθυνο για τον έλεγχο και την επεξεργασία των τιμολογίων και των πληρωμών για το Κολλέγιο. Το Τμήμα Λογαριασμών πληρωτέων εκτελεί τα ακόλουθα καθήκοντα που σχετίζονται με αυτόν τον στόχο:

  1. απόδειξη τιμολογίου και ηλεκτρονικές πληρωμές·
  2. παρακολούθηση των πιστώσεων προμηθευτών και των προηγούμενων πληρωμών σε προμηθευτές·
  3. χειρισμός αιτημάτων πληρωμής από προμηθευτές και την κοινότητα του Κολλεγίου·
  4. επίβλεψη αντιστοίχισης εγγράφων·
  5. εξασφάλιση κατάλληλων εγκρίσεων·
  6. διεκπεραίωση πληρωμών· και
  7. αρχειοθέτηση εγγράφων και ιστορικό πληρωμών.

Το Διοικητικό Συμβούλιο αναθέτει στον Πρόεδρο την ευθύνη να αναπτύξει διαδικασίες και κατευθυντήριες γραμμές για την εφαρμογή αυτής της πολιτικής. Το Οικονομικό Γραφείο θα είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή της πολιτικής.

Πίνακας έγκρισης

Εγκρίθηκε: Ιούνιος 2021
Εγκρίθηκε από: Διοικητικό Συμβούλιο
Κατηγορία: Λογιστική
Υποκατηγορία: Λογαριασμοί πληρωτέοι
Προγραμματισμένο για αναθεώρηση: Ιούνιος 2024
Αρμόδιο(α) Γραφείο(α): Οικονομικά

 

Διαδικασίες

Διαδικασία Λογιστηρίου επί των πληρωτέων λογαριασμών

Ι. Εισαγωγή

Αυτή η διαδικασία έχει αναπτυχθεί για να διασφαλίσει την ασφάλεια των κεφαλαίων του Κολλεγίου, οι εργασίες διεξάγονται σύμφωνα με τις αρχές της λογοδοσίας, της πληρότητας, της επικαιρότητας και της ακρίβειας. Με γνώμονα αυτές τις αρχές, η HCCC προσπαθεί 1) να πραγματοποιεί έγκαιρες πληρωμές κατάλληλων τιμολογίων με αποτελεσματικό τρόπο. και 2) αναφέρετε τις εκκρεμείς υποχρεώσεις σύμφωνα με τις GAAP. Επιπλέον, το Κολλέγιο αναμένει από όλα τα μέλη της κοινότητας και από όλους τους προμηθευτές που συναλλάσσονται με το Κολλέγιο να ακολουθήσουν αυτήν την πολιτική. 

Οι παρακάτω διαδικασίες αφορούν πληρωμές μόνο σε προμηθευτές. Για πρόσθετες διαδικασίες που σχετίζονται με τις ακόλουθες κατηγορίες, ανατρέξτε στη διεύθυνση: 

    1. Διαδικασίες αποζημίωσης ταξιδιών και επιχειρήσεων
    2. Διαδικασίες Υποτροφιών
    3. Επιστροφή χρημάτων στις διαδικασίες λογαριασμών σπουδαστών

II. Οντότητες που επηρεάζονται από αυτές τις διαδικασίες

Οι παρακάτω διαδικασίες επηρεάζουν όλα τα τμήματα και τα γραφεία του Κοινοτικού Κολλεγίου Hudson County.

III. Ορισμοί

Λογαριασμοί πληρωτέοι είναι ένας τύπος βραχυπρόθεσμου χρέους που αντιπροσωπεύει συνήθως το ποσό που οφείλει ένας οργανισμός στους προμηθευτές ή τους πωλητές του για αγαθά και υπηρεσίες που αγοράζονται με πίστωση. Το Κολλέγιο αναλαμβάνει υποχρεώσεις προς τους προμηθευτές και τους πωλητές να αγοράζουν αγαθά και υπηρεσίες που χρησιμοποιούνται στη συνήθη πορεία των εργασιών. Το Τμήμα πληρωτέων λογαριασμών («Τμήμα AP») είναι υπεύθυνο για τον έλεγχο και την επεξεργασία των τιμολογίων και την επαλήθευση των τιμολογίων για λογαριασμό του Κολλεγίου.

Το Τμήμα ΑΠ εκτελεί τα ακόλουθα καθήκοντα που σχετίζονται με αυτόν τον στόχο:

    1. Τιμολόγιο
    2. Ηλεκτρονικές πληρωμές
    3. Παρακολούθηση πιστώσεων προμηθευτών
    4. Χειρισμός αιτημάτων πληρωμής από προμηθευτές και την κοινότητα του Κολλεγίου
    5. Επίβλεψη αντιστοίχισης εγγράφων
    6. Επεξεργασία πληρωμών
    7. Διεπαφή λογιστικού συστήματος
    8. Αρχειοθέτηση εγγράφων και ιστορικό πληρωμών

Ευθύνη – Το Τμήμα AP διασφαλίζει ότι όλες οι αγορές είναι κατάλληλα εξουσιοδοτημένες πριν από την εκταμίευση πληρωμών, ότι τα τιμολόγια πληρώνονται μόνο μία φορά και ότι τα περιουσιακά στοιχεία του Κολλεγίου προστατεύονται από απάτη. Επιπλέον, το Τμήμα AP διασφαλίζει ότι οι συναλλαγές τεκμηριώνονται κατάλληλα για σκοπούς ελέγχου.

Ακρίβεια – Για την ορθή αναφορά τόσο των εκκρεμών υποχρεώσεων όσο και των εξόδων του Κολλεγίου, το Τμήμα AP καταγράφει τα δεδομένα προμηθευτών στη διαδικασία του κουπονιού και στους λογαριασμούς γενικού καθολικού.

Συναλλαγές E-CHECKS – Ηλεκτρονικές οικονομικές πληρωμές σε εργαζόμενους αντί επιταγής.

Έλεγχος προϋπολογισμού –Η διαδικασία με την οποία το Τμήμα διασφαλίζει ότι οι οικονομικές δεσμεύσεις και δαπάνες του Κολλεγίου δεν υπερβαίνουν τους αντίστοιχους προϋπολογισμούς τους.

Πληρότητα – Συγκεκριμένες, απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με όλα τα συμφωνημένα αγαθά που παρέχονται και τις υπηρεσίες που παρέχονται για να επιτρέπεται η πληρωμή. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες:

    1. Αριθμός τιμολογίου και ημερομηνία.
    2. Αριθμός παραγγελίας αγοράς.
    3. Όνομα προμηθευτή, διεύθυνση και άλλα σχετικά στοιχεία επικοινωνίας.
    4. Διευθύνσεις «Χρέωση προς» και «Αποστολή προς».
    5. Ημερομηνία(ες) παράδοσης αγαθών ή υπηρεσιών.
    6. Λεπτομερής περιγραφή των αγαθών που αγοράστηκαν ή των παρεχόμενων υπηρεσιών και της τοποθεσίας όπου παραδόθηκαν τα αγαθά ή των παρεχόμενων υπηρεσιών.

Εντολή αγοράς (PO) – Η Εντολή Αγοράς είναι ένα έγγραφο που εκδίδεται από το Κολλέγιο προς τον πωλητή που υποδεικνύει τύπους, ποσότητες και συμφωνημένες τιμές για προϊόντα ή/και υπηρεσίες που θα παρέχει ο πωλητής.

Επικαιρότητα – Δαπάνες που αναφέρονται για αγαθά και υπηρεσίες στην περίοδο που παρασχέθηκαν, για την έγκαιρη πληρωμή των εγκεκριμένων τιμολογίων (Καθαρό 30) και για την αξιοποίηση τυχόν εκπτώσεων πωλητή. Για τους λόγους αυτούς, η έγκαιρη προσκόμιση πλήρους τιμολογίου στο Τμήμα ΑΠ είναι κρίσιμη. Οι πωλητές θα πρέπει να κατευθύνονται να στέλνουν όλα τα τιμολόγια απευθείας στο Τμήμα AP και όχι στην επαφή της πανεπιστημιούπολης. Η έγκαιρη πιστοποίηση της παραλαβής από το τμήμα παραλαβής του Κολλεγίου προς το Τμήμα AP είναι κρίσιμη για τη διαδικασία που επιτρέπει στο Τμήμα AP να πραγματοποιεί έγκαιρες πληρωμές στους προμηθευτές.

Κουπόνι - Η εσωτερική πρόθεση για πληρωμή σε έναν πωλητή. Το κουπόνι είναι ένα έγγραφο που παράγεται από το Κολλέγιο και εκδίδεται σε έναν πωλητή μετά την παραλαβή του τιμολογίου και την αντιστοίχιση με μια παραγγελία αγοράς και παραλαβή παραστατικών. Τα εγκεκριμένα κουπόνια, όταν υποβάλλονται σε επεξεργασία, γίνονται επιταγές ή πληρωμές μέσω E-CHECK.

IV. Διαδικασίες πολιτικής

Οι παρακάτω διαδικασίες θα εφαρμοστούν για τη συμμόρφωση με την πολιτική των πληρωτέων λογαριασμών του Κολλεγίου και για να διασφαλιστεί ότι τα πληρωτέα ποσά των λογαριασμών είναι σωστά. καταγράφονται σωστά, με ακρίβεια και αποτελεσματικά· επεξεργάζεται μόνο μία φορά. και κατάλληλα τεκμηριωμένη στις οικονομικές καταστάσεις. Για να διεκπεραιωθούν οι πληρωμές, όλα τα τιμολόγια πρέπει να εγκριθούν σύμφωνα με τις διαδικασίες του Κολλεγίου. Το Τμήμα πληρωτέων λογαριασμών τηρεί τις ακόλουθες διαδικασίες:

1. Οι προμηθευτές πρέπει να έχουν εγγραφεί στο Σύστημα Πύλης Συναδέλφων. 

2. Οι πωλητές δεν θα πληρωθούν εκτός εάν ένα ολοκληρωμένο W-9 εισαχθεί στο Σύστημα Πύλης Συναδέλφων και δεν εγκριθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο (εάν χρειάζεται).

3. Τα τιμολόγια που λαμβάνονται από το Τμήμα AP θα φέρουν σφραγίδα ημερομηνίας.

4. Τα τιμολόγια θα πρέπει να υποβάλλονται απευθείας στο Τμήμα ΑΠ. Εάν ένα τιμολόγιο αποσταλεί απευθείας στο τμήμα παραλαβής, η ευθύνη του τμήματος είναι να προωθήσει το τιμολόγιο στο Τμήμα AP αμέσως μετά την εξέταση και την επιβεβαίωση ότι τα αγαθά παραδίδονται όπως εκπροσωπούνται από τον πωλητή και ότι οι υπηρεσίες στο τιμολόγιο έχουν εκτελεστεί. Αυτό θα διευκολύνει την πληρωμή εντός των όρων και θα μειώσει τον κίνδυνο λανθασμένων, χαμένων ή κρατούμενων τιμολογίων που προκαλούν καθυστερήσεις στη σωστή λογιστική και θα αποφύγει υψηλότερο κόστος για το Κολλέγιο. Τα τιμολόγια δεν πρέπει να φυλάσσονται στα γραφεία του τμήματος. 

5. Μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό του Τμήματος AP μπορεί να συνδεθεί στο Σύστημα Πύλης Συναδέλφων και να επεξεργαστεί τιμολόγια. 

6. Τα κουπόνια πληρωτέων λογαριασμών πρέπει να συνοδεύονται από πρωτότυπο τιμολόγιο, εξουσιοδοτημένη εντολή αγοράς από το Κολλέγιο και τεκμηριωμένη παραλαβή αγαθών και υπηρεσιών. Η εντολή αγοράς και τα δεδομένα παραλαβής θα εισάγονται στον Συνάδελφο από τους υπαλλήλους της HCCC. 

7. Το τιμολόγιο πρέπει να περιέχει λεπτομερή περιγραφή των παρεχόμενων υπηρεσιών ή των παρεχόμενων αγαθών, την ημερομηνία(-ές) παράδοσης των αγαθών ή των υπηρεσιών και την τοποθεσία του HCCC όπου παρασχέθηκαν οι υπηρεσίες ή παραδόθηκαν τα αγαθά. Η πληρωμή των τιμολογίων που δεν διαθέτουν επαρκείς πληροφορίες ενδέχεται να καθυστερήσει έως ότου παρασχεθούν όλες οι απαιτούμενες πληροφορίες. 

8. Εάν το τιμολόγιο αφορά μερική πληρωμή, ο πωλητής πρέπει να αναφέρει σαφώς τη ρύθμιση στο τιμολόγιο ή στη σύμβαση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο πωλητής πρέπει να παρέχει το ίδιο επίπεδο τεκμηρίωσης, όπως περιγράφεται στο IV.7 παραπάνω. 

9. Οι αριθμοί τιμολογίων εισάγονται στο Σύστημα Πύλης Συναδέλφων ακριβώς όπως παρέχονται από τον πωλητή. Η τροποποίηση του αριθμού τιμολογίου θα μπορούσε να οδηγήσει σε διπλή επεξεργασία. Η τροποποίηση απαγορεύεται αυστηρά εκτός εάν επιτρέπεται από το Τμήμα AP.

10. Η καταχώρηση των στοιχείων του τιμολογίου είναι πλήρης, ακριβής και έγκυρη.

11. Όλα τα αγαθά και οι υπηρεσίες πρέπει να παραλαμβάνονται στο Σύστημα Πύλης Συναδέλφων από το τμήμα. Για υπηρεσίες και αγαθά που αποστέλλονται απευθείας στο τμήμα παραγγελιών, ευθύνη του τμήματος παραγγελιών είναι να ειδοποιήσει το Τμήμα AP ότι οι υπηρεσίες ή τα αγαθά έχουν παραληφθεί ικανοποιητικά και έχουν γίνει αποδεκτά στο σύστημα για τη διαδικασία πληρωμής. 

12. Οι διαφορές μεταξύ της παραγγελίας αγοράς και του τιμολογίου θα επισημαίνονται, θα ερευνώνται και θα επιλύονται πριν από την επεξεργασία των πληρωμών. Οι διαφορές περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται σε, διαφορετικό όνομα προμηθευτή, διαφορά ποσότητας ή διαφορά σε δολάρια. 

13. Ο φόρος επί των πωλήσεων δεν θα πρέπει να περιλαμβάνεται σε κανένα τιμολόγιο, επειδή το Κολλέγιο είναι μια φορολογική οντότητα. Το Τμήμα AP θα παρέχει στον πωλητή έγγραφα για την υποστήριξη της φορολογικής απαλλαγής, συμπεριλαμβανομένου αριθμού απαλλαγής φόρου επί των πωλήσεων και πιστοποιητικού, εάν είναι απαραίτητο. 

14. Όλες οι αγορές κεφαλαιουχικών περιουσιακών στοιχείων διεκπεραιώνονται από το Τμήμα AP. 

15. Το Τμήμα AP θα ταχυδρομήσει όλες τις εγκεκριμένες πληρωμές στη διεύθυνση αρχείου. Οποιεσδήποτε πληρωμές που περιλαμβάνουν ειδικό χειρισμό, όπως αποστολές ολονύκτιας ή αυτοπροσώπως παραλαβή, απαιτούν εκ των προτέρων έγκριση. Η χρήση ολονύκτιας αποστολής και η βιαστική διεκπεραίωση πληρωμών θα περιοριστεί σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. 

16. Το Τμήμα AP επεξεργάζεται επιταγές και πραγματοποιεί πληρωμές δύο φορές την εβδομάδα. Οι πληρωμές AP Department Check και E-CHECK διεκπεραιώνονται σε εναλλακτικές ημέρες. 

17. Οι επιστροφές χρημάτων σπουδαστών διεκπεραιώνονται στο γραφείο του Bursar και οι επιταγές εκδίδονται μέσω του Τμήματος AP μία φορά την εβδομάδα.

18. Επιταγή Αίτημα πληρωμής, ως εξής, θα πρέπει να χρησιμοποιείται όταν δεν ισχύουν άλλοι τρόποι πληρωμής (π.χ. εντολή αγοράς και κουπόνι μικρομετρητών). Οποιαδήποτε παραγγελία για αγορά αγαθών πρέπει να διεκπεραιώνεται από το Τμήμα Αγορών.   

19. Οι έλεγχοι που λείπουν, οι διπλοί και οι μακροχρόνιες εκκρεμείς έλεγχοι θα διερευνηθούν πριν από την έκδοση άλλης επιταγής. Ο Υπεύθυνος του Τμήματος AP θα επεξεργαστεί όλες τις προσαρμογές επιταγών στο Σύστημα Συναδέλφων αφού ολοκληρωθούν όλες οι έρευνες.

20. Τα θετικά δεδομένα πληρωμής διαβιβάζονται στην τράπεζα μετά από κάθε παρτίδα πληρωμής επιταγών.

21. Οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με αυτήν την πολιτική θα πρέπει να απευθύνονται στον Υπεύθυνο του Τμήματος AP. Οι ερωτήσεις μπορούν να αποσταλούν ηλεκτρονικά στους λογαριασμούς πληρωμής στη διεύθυνση apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Εναλλακτικά, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο του Τμήματος AP στο (201) 360-4055.

Εγκρίθηκε από το Υπουργικό Συμβούλιο: Ιούλιος 2021
Σχετική πολιτική συμβουλίου: Λογιστική, Πληρωτέοι λογαριασμοί

Επιστροφή στην Policies and Procedures