Λογιστική - Πολιτική Αποζημίωσης Ταξιδίων

ΣΚΟΠΟΣ

Ο σκοπός αυτής της Πολιτικής για την Αποζημίωση Ταξιδίου είναι να θεσπίσει τις κατευθυντήριες γραμμές της πολιτικής αποζημίωσης για τα ταξίδια των εργαζομένων του Hudson County Community College («Κολλέγιο») για εύλογα και απαραίτητα έξοδα που πραγματοποιούνται σε σχέση με εγκεκριμένα επαγγελματικά ταξίδια.

ΠΟΛΙΤΙΚΗ

Το Κολλέγιο και το Διοικητικό Συμβούλιο του («Διοικητικό Συμβούλιο») δεσμεύονται να διασφαλίσουν ότι το προσωπικό και τα μέλη ΔΕΠ που ταξιδεύουν σε επίσημες δραστηριότητες του Κολλεγίου ασκούν την ίδια προσοχή στην ανάληψη δαπανών που θα ασκούσε ένα συνετό άτομο εάν ταξίδευε για προσωπική δουλειά με δικά του έξοδα. Οι δαπάνες για εγκεκριμένα ταξίδια επιστρέφονται σύμφωνα με τις ταξιδιωτικές πολιτικές και τις διαδικασίες του Κολλεγίου.
Το Διοικητικό Συμβούλιο αναθέτει στον Πρόεδρο την ευθύνη να αναπτύξει διαδικασίες και κατευθυντήριες γραμμές για την εφαρμογή αυτής της πολιτικής. Το Οικονομικό Γραφείο θα διασφαλίζει τη συμμόρφωση με αυτή την πολιτική σε όλες τις σχετικές ενέργειες. 

Εγκρίθηκε: Ιούνιος 2021
Εγκρίθηκε από: Διοικητικό Συμβούλιο
Κατηγορία: Λογιστική
Υποκατηγορία: Αποζημίωση ταξιδιού
Προγραμματισμένο για αναθεώρηση: Ιούνιος 2024
Αρμόδιο(α) Γραφείο(α): Οικονομικά

Διαδικασίες

Λογιστήριο Διαδικασία Αποζημίωσης Ταξιδίου

Ι. Εισαγωγή

Ο σκοπός αυτής της διαδικασίας ταξιδιού είναι να ορίσει τις βασικές κατευθυντήριες γραμμές για όλο το προσωπικό, που ορίζεται ως υπάλληλοι της Πολιτείας του Νιου Τζέρσεϊ όταν ταξιδεύουν για τις επίσημες δραστηριότητες του Κοινοτικού Κολλεγίου της Κομητείας Χάντσον («Κολλέγιο»). Ο σκοπός αυτής της διαδικασίας είναι ο μεμονωμένος ταξιδιώτης να μην κερδίζει ούτε να χάνει προσωπικά κεφάλαια ενώ ταξιδεύει σε επίσημες δραστηριότητες του Κολλεγίου. Όλα τα ταξίδια με επιστροφή χρημάτων πρέπει να εγκρίνονται πριν από οποιοδήποτε ταξίδι. Όλα τα εγκεκριμένα ταξίδια πρέπει να είναι απαραίτητα για την επίτευξη των στόχων ή την εκπλήρωση των αρμοδιοτήτων ενός συγκεκριμένου τμήματος και πρέπει να διεξάγονται με τον πιο οικονομικό και πρακτικό τρόπο για το Κολλέγιο.

1. 1. Η πολιτική του Κολλεγίου είναι να αποζημιώνει τους υπαλλήλους για εύλογα και απαραίτητα έξοδα που πραγματοποιούνται σε σχέση με εγκεκριμένα επαγγελματικά ταξίδια εσωτερικού· τα διεθνή ταξίδια υπόκεινται στην έγκριση του Διοικητικού Συμβουλίου.
   2. Τα έξοδα ταξιδιού, εγγραφής, ασφάλισης και παρεπόμενων εξόδων θα διαχειρίζονται από τον υπάλληλο χρησιμοποιώντας την πιστωτική του κάρτα ή εγκεκριμένη προκαταβολή ταξιδιού εάν δεν είναι διαθέσιμη προηγούμενη πληρωμή. Η ταξιδιωτική ασφάλιση πρέπει να περιλαμβάνεται κατά την κράτηση ενός ταξιδιού. Τα ταξίδια των φοιτητών θα εγκρίνονται από τον Πρόεδρο και θα κρατούνται από το Γραφείο του Αντιπροέδρου Φοιτητικών Υποθέσεων.
   3. Ένας υπάλληλος που χρειάζεται να ταξιδέψει για επαγγελματικούς λόγους που σχετίζονται με το Κολλέγιο, αφού λάβει προκαταρκτική έγκριση από τον Επόπτη του υπαλλήλου, θα συμπληρώσει ένα Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου (εάν τα έξοδα ταξιδιού αναμένεται να υπερβούν τα 250 $) και, εάν χρειάζεται, ένα Έντυπο Αίτησης Επιταγής. Ο σκοπός του ταξιδιού και ο αριθμός λογαριασμού για τις πηγές χρηματοδότησης που είναι διαθέσιμες για την κάλυψη του κόστους του ταξιδιού, θα πρέπει να αναφέρονται στα κατάλληλα έντυπα όπου ζητείται.
   4. Οι φόρμες πρέπει να υπογράφονται από τον Επόπτη του εργαζομένου και τον αρμόδιο Κοσμήτορα ή τον Εκτελεστικό Υπάλληλο του Γραφείου πριν από το ταξίδι. Μόλις συμπληρωθούν, ένα αντίγραφο της εγκεκριμένης αίτησης ταξιδιού πρέπει να αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραφείο του Προέδρου για τελική έγκριση από τον Πρόεδρο. Αυτές οι υπογραφές υποδηλώνουν την έγκριση της αίτησης ταξιδιού του εργαζομένου και τη διαθεσιμότητα των κονδυλίων του Κολλεγίου. Για τα ταξίδια των Επιτρόπων και των Εκτελεστικών Διευθυντών, οι φόρμες πρέπει να εγκριθούν από τον Πρόεδρο.
   5. Όταν ολοκληρωθεί το ταξίδι, πρέπει να συμπληρωθεί μια Φόρμα Επιστροφής Εξόδων Ταξιδιού μαζί με τη Φόρμα Αίτησης Ταξιδιού (εάν χρειάζεται) και πρέπει να επισυναφθούν όλες οι κατάλληλες αναλυτικές αποδείξεις. Ο υπάλληλος οφείλει να υποβάλει τις φόρμες και τις αναλυτικές αποδείξεις στο Λογιστήριο για επεξεργασία εντός δύο εβδομάδων από την ολοκλήρωση του ταξιδιού. Ο Ελεγκτής είναι ο τελικός ελεγκτής/εγκριτής όλων των φορμών Επιστροφής Εξόδων Ταξιδιού.
   6. Ισχύουν τα ακόλουθα επιδόματα αποζημίωσης:
      
      
      1. Επίδομα Γεύματος – συμπεριλαμβανομένων των φιλοδωρημάτων, το κολέγιο επιτρέπει την ομοσπονδιακή τιμή ανά ημέρα, όπως εφαρμόζεται από τη Διοίκηση Γενικών Υπηρεσιών («GSA»). Οι αναλυτικές αποδείξεις πρέπει να υποστηρίζουν τα έξοδα. Δεν θα πρέπει να υπάρχει αίτημα επιστροφής χρημάτων για τυχόν έξοδα γευμάτων που περιλαμβάνονται στα τέλη εγγραφής σε συνέδρια ή συλλόγους. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις τιμές που βασίζονται στην τοποθεσία, ανατρέξτε στις οδηγίες στη διεύθυνση https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
      2. Επίδομα Αυτοκινήτου – εάν η χρήση του προσωπικού αυτοκινήτου του εργαζομένου απαιτείται λόγω τοπικών ή μικρών μετακινήσεων, ο εργαζόμενος θα αποζημιωθεί με την κατάλληλη χιλιομετρική τιμή, συν τα διόδια και τη στάθμευση, με απόδειξη της απόστασης του ταξιδιού και αναλυτική απόδειξη εξόδων. Η ισχύουσα χιλιομετρική τιμή είναι συνήθως η εγκεκριμένη από την IRS τιμή.
      3. Αναλυτικές Αποδείξεις – Για όλες τις επιστροφές εξόδων απαιτείται ένα λεπτομερές έγγραφο που αναλύει μια συναλλαγή γραμμή προς γραμμή και απαριθμεί κάθε προϊόν ή υπηρεσία που αγοράστηκε, μαζί με την ατομική του ποσότητα, την τιμή μονάδας και τυχόν ισχύοντες φόρους ή τέλη. Δεν θα επιστρέφονται έξοδα χωρίς την υποστήριξη αναλυτικών αποδείξεων.
   7. Πριν από την υποβολή της Φόρμας Επιστροφής Εξόδων Ταξιδιού στο Λογιστήριο, ο εργαζόμενος οφείλει να υποβάλει τη φόρμα και τα δικαιολογητικά στον Επόπτη του εργαζομένου και στον αρμόδιο Κοσμήτορα ή Εκτελεστικό Διευθυντή για έγκριση και επιβεβαίωση ότι τα αιτούμενα επιστρεφόμενα έξοδα εμπίπτουν στα όρια και τα επιτρεπόμενα όρια του Κολλεγίου. Είναι απαραίτητο ο Επόπτης ενός εργαζομένου να εξετάσει και να εγκρίνει το αίτημα επιστροφής μόνο για «εύλογα και απαραίτητα» έξοδα. Ο Επόπτης είναι υπεύθυνος για την άσκηση επιχειρηματικής κρίσης εάν υποβληθεί για έγκριση ένα συγκεκριμένο στοιχείο που δεν αναφέρεται στην πολιτική ή τη διαδικασία.
   8. Οι φόρμες Αίτησης Ταξιδιού (Παράρτημα Α) και Επιστροφής Εξόδων Ταξιδιού (Παράρτημα Β) είναι διαθέσιμες στην Πύλη Οικονομικών του Κολλεγίου.

II. Εγκρίσεις

Αυτή η διαδικασία καλύπτει όλους τους διοικητικούς υπαλλήλους, τη σχολή και το προσωπικό, καθώς και άλλους εξουσιοδοτημένους να ταξιδεύουν για λογαριασμό του Κολλεγίου. Η συμμόρφωση με αυτή τη διαδικασία είναι ευθύνη του ατόμου που ταξιδεύει για τις εργασίες του Κολλεγίου. Αυτή η διαδικασία ισχύει για όλα τα ταξίδια ανεξάρτητα από την πηγή κεφαλαίων.

Εάν η επιστροφή εξόδων ταξιδιού προέρχεται από επιχορήγηση ή σύμβαση, ο εργαζόμενος πρέπει να λάβει προηγούμενη έγκριση από το Grants Τμήμα Λογιστηρίου Γραφείου ή Κολλεγίου προκειμένου να διαπιστωθεί ότι όλα τα αναμενόμενα έξοδα ταξιδίου θα επιτραπούν για αποζημίωση σύμφωνα με τους όρους της επιχορήγησης ή της σύμβασης.

Τα μέλη του προσωπικού που ταξιδεύουν για επίσημες εργασίες του Κολλεγίου αναμένεται να επιδεικνύουν την ίδια προσοχή στην επιβάρυνση των δαπανών που θα ασκούσε ένα συνετό άτομο εάν ταξίδευε για προσωπική εργασία με δικά του έξοδα. Οι δαπάνες για εγκεκριμένα ταξίδια επιστρέφονται μόνο σύμφωνα με αυτές τις διαδικασίες ταξιδιού του Κολλεγίου.

1. 1. Εγκρίσεις Ταξιδιού
      Όλα τα ταξίδια για συνέδρια, συνέδρια, εκπαίδευση προσωπικού, εργαστήρια και σεμινάρια απαιτούν προηγούμενη έγκριση από τον Πρόεδρο, την Επιτροπή Προσωπικού και το Διοικητικό Συμβούλιο σύμφωνα με την παρούσα διαδικασία.
   2. Επιτρεπόμενα Έξοδα
      Τα έξοδα ταξιδιού που επιστρέφονται περιορίζονται στα έξοδα που είναι απαραίτητα για τη διεκπεραίωση των επίσημων εργασιών του Κολλεγίου. Θα επιστρέφονται μόνο τα πραγματικά και απαραίτητα έξοδα που σχετίζονται με την συνήθη άνεση του ταξιδιώτη κατά την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων του. Τα επαγγελματικά έξοδα πρέπει να είναι εύλογα και απαραίτητα. Επιτρέπεται η επιστροφή χρημάτων για φιλοδωρήματα, φιλοδωρήματα και παρόμοια τέλη, υπό την προϋπόθεση ότι τα καταβληθέντα ποσά είναι εντός των συνήθων αναγνωρισμένων προτύπων.  
   3. Έκτακτες δαπάνες
      Τα αιτήματα για επιστροφή εξόδων για έκτακτα ή ασυνήθιστα έξοδα που είτε δεν μπορούσαν να είχαν προβλεφθεί πριν από το ταξίδι είτε υπερβαίνουν τα μέγιστα επιτρεπόμενα ποσά, υπόκεινται σε έγκριση πριν από την επιστροφή εξόδων. Πρέπει να συμπληρωθεί γραπτή αιτιολόγηση στο Έντυπο Επιστροφής Εξόδων Ταξιδιού, στην οποία να εξηγούνται οι περιστάσεις που καθιστούν απαραίτητες τις δαπάνες, μαζί με όλα τα κατάλληλα δικαιολογητικά, τα οποία πρέπει να αποσταλούν απευθείας στον αρμόδιο επικεφαλής του Τμήματος, τον Κοσμήτορα ή τον Αντιπρόεδρο για έγκριση. Ο Πρόεδρος πρέπει να εγκρίνει έκτακτες καταστάσεις για τα Εκτελεστικά Διευθυντικά Στελέχη ή τους Επιτρόπους. Η τεκμηριωμένη έγκριση θα πρέπει στη συνέχεια να επισυνάπτεται στις ισχύουσες φόρμες και να υποβάλλεται στη Λογιστική για επιστροφή εξόδων. 
   4. Ειδικές καταστάσεις
      Οι εργαζόμενοι που έχουν οποιεσδήποτε ειδικές ταξιδιωτικές ανάγκες που δεν αναφέρονται ρητά σε αυτές τις πολιτικές θα πρέπει να επικοινωνήσουν με τον αρμόδιο επικεφαλής του Τμήματος, τον Κοσμήτορα ή τον Αντιπρόεδρο για έγκριση και, εάν είναι απαραίτητο, με τον Πρόεδρο του Κολλεγίου.

III. Επεξεργάζομαι, διαδικασία

1. Η Διαδικασία Έγκρισης
   
   
   1. Ένας υπάλληλος που χρειάζεται να ταξιδέψει για επαγγελματικούς λόγους που σχετίζονται με το Κολλέγιο πρέπει, αφού λάβει τη σύμφωνη γνώμη του προϊσταμένου του/της, να συμπληρώσει ένα Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου.
   2. Μια Φόρμα Αίτησης Ταξιδιού (Παράρτημα Α) πρέπει να συμπληρωθεί από το μέλος του προσωπικού για έγκριση από τον Επόπτη, τον αρμόδιο Κοσμήτορα ή Αντιπρόεδρο, τον Πρόεδρο, την Επιτροπή Προσωπικού και το Διοικητικό Συμβούλιο πριν από κάθε διανυκτέρευση και ενοικίαση οχημάτων, ανεξαρτήτως τιμής. Ο Πρόεδρος πρέπει να εγκρίνει τα έντυπα για τα ταξίδια των Επιτρόπων και των Εκτελεστικών Διευθυντών.
   3. Καμία δαπάνη δεν θα επιστραφεί όταν ένα Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου έχει απορριφθεί ή απορριφθεί.
   4. Όταν δύο ή περισσότερα μέλη του προσωπικού αναμένεται να ταξιδέψουν για τον ίδιο σκοπό, κάθε άτομο πρέπει να υποβάλει ξεχωριστό Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου. Άλλα μέλη του προσωπικού που ταξιδεύουν για τον ίδιο σκοπό πρέπει να αναφέρονται στο έντυπο.
   5. Το εγκεκριμένο ποσό αποζημίωσης μπορεί να περιοριστεί σε ένα σταθερό ποσό κατά την κρίση του Κοσμήτορα, του Αντιπροέδρου ή του Προέδρου.
2. Προετοιμασία και διανομή της φόρμας αίτησης ταξιδιού
   
   
   1. Ο υπάλληλος συντάσσει το Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου και το υποβάλλει στον Προϊστάμενό του για έγκριση.
   2. Εάν εγκριθεί από τον Επόπτη, ο Επόπτης διαβιβάζει το έντυπο στον Κοσμήτορα ή στο μέλος του Υπουργικού Συμβουλίου, ανάλογα με την περίπτωση.
   3. Εάν εγκριθεί από τον Κοσμήτορα ή το Μέλος του Υπουργικού Συμβουλίου, ο Κοσμήτορας ή το Μέλος του Υπουργικού Συμβουλίου διαβιβάζει το έντυπο στον Πρόεδρο, την Επιτροπή Προσωπικού (Προθεσμίες Υποβολής), και το Διοικητικό Συμβούλιο για τελική έγκριση.
   4. Μόλις εγκριθεί από όλα τα μέρη, το γραφείο του Προέδρου θα υποβάλει τη φόρμα στο Γραφείο Επιχειρήσεων για επικύρωση από τον Υπεύθυνο Πληρωτέων Λογαριασμών ή/και τον Λογιστή Επιχορηγήσεων, όπου εφαρμόζεται.
3. Εκπαίδευση προσωπικού
   Η εκπαίδευση του προσωπικού που ζητείται για την ενίσχυση των δεξιοτήτων ενός εργαζομένου, τη διατήρηση των τρεχουσών δεξιοτήτων του στις τεχνολογικές εξελίξεις ή/και την απόκτηση γνώσεων/νέων πληροφοριών, απαιτεί προέγκριση από τον Προϊστάμενο του μέλους του προσωπικού. Εάν πρόκειται για ταξίδι, πρέπει επίσης να καταρτιστεί και να υποβληθεί για έγκριση Έντυπο Αίτησης Ταξιδιού σύμφωνα με αυτήν τη διαδικασία. Όπως σημειώθηκε παραπάνω, απαιτείται Έντυπο Αίτησης Ταξιδιού για ενοικιαζόμενα οχήματα και διανυκτέρευση, ανεξαρτήτως κόστους.

IV. Μεταφορές

Όπου είναι εφικτό, οι ταξιδιώτες αναμένεται να χρησιμοποιούν τα πιο οικονομικά μέσα μεταφοράς. Τα διοικητικά ταξίδια μπορεί να περιλαμβάνουν τη χρήση ενός ιδιωτικού ή νοικιασμένου οχήματος που ανήκει στο Κολλέγιο, ενός δημόσιου μεταφορέα, ενός ταξί ή μιας υπηρεσίας αυτοκινήτου.

1. 1. Οχήματα Κολλεγίων
      Τα οχήματα του Κολλεγίου μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο για ταξίδια που σχετίζονται με το Κολλέγιο και όχι για προσωπική χρήση, εκτός εάν έχουν εγκριθεί ειδικά από το Διοικητικό Συμβούλιο. Οι χειριστές πρέπει να συμμορφώνονται με όλους τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς περί οχημάτων, να έχουν έγκυρη άδεια οδήγησης και να είναι προσωπικά υπεύθυνοι για τα πρόστιμα για όλες τις παραβάσεις οχημάτων και τις παραβάσεις κυκλοφορίας που προκύπτουν κατά τη διάρκεια ή ως αποτέλεσμα της χρήσης του οχήματος του Κολλεγίου. Οι ρυθμίσεις για την κράτηση και την παραλαβή των οχημάτων του Κολλεγίου πρέπει να γίνονται με τις εγκαταστάσεις του Κολλεγίου ή το Γραφείο Ασφαλείας. Το Γραφείο Ασφαλείας διατηρεί κατάλογο εξουσιοδοτημένων οδηγών για οχήματα του Κολλεγίου. Έκτακτα έξοδα (π.χ. επισκευή ελαστικών, επισκευή εξαρτημάτων οχημάτων) κατά τη χρήση του οχήματος του Κολλεγίου επιστρέφονται, εφόσον υποβληθεί και εγκριθεί επαρκής γραπτή εξήγηση και αναλυτικές αποδείξεις.
   2. Ιδιωτικά Οχήματα
      Τα μέλη του προσωπικού που χρησιμοποιούν ιδιωτικά οχήματα για επίσημες δραστηριότητες θα λαμβάνουν αποζημίωση για τα χιλιόμετρα που διανύουν με βάση την τιμή που ορίζεται από την Εφορία (IRS). Τα έξοδα για διόδια και τέλη στάθμευσης θα επιστρέφονται με το κόστος που προκύπτει.
   3. Ενοικιαζόμενα Οχήματα
      Ορισμένες ασυνήθιστες περιστάσεις, όπως η μη διαθεσιμότητα των μέσων μαζικής μεταφοράς ή η μη δυνατότητα χρήσης άλλων τρόπων μετακίνησης, ενδέχεται να απαιτούν την ενοικίαση οχήματος. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ανεξάρτητα από το κόστος, ο εργαζόμενος οφείλει να παράσχει γραπτή αιτιολόγηση για τη χρήση ενοικιαζόμενου οχήματος στην Αίτηση Ταξιδιού πριν από την ημερομηνία του ταξιδιού. Η αιτιολόγηση πρέπει να αναφέρει την ανάγκη ενοικίασης, να παρέχει τους λόγους για τους οποίους δεν είναι διαθέσιμο ή εφικτό να χρησιμοποιηθεί άλλο μέσο μεταφοράς και να περιλαμβάνει το εκτιμώμενο συνολικό κόστος. Η έγκριση, εάν χορηγηθεί, περιορίζεται στην ενοικίαση ενός οικονομικού ή μεσαίου μεγέθους οχήματος. Το κόστος των ενοικιαζόμενων οχημάτων δεν πρέπει να υπερβαίνει τις ισχύουσες τιμές της αγοράς και τα πρωτότυπα αντίγραφα των ενδείξεων του οδομέτρου της σύμβασης ενοικίασης στο σημείο αναχώρησης και επιστροφής, καθώς και η απόδειξη πληρωμής, πρέπει να επισυνάπτονται στο Κουπόνι Ταξιδιού, προκειμένου να αποζημιωθεί το εν λόγω έξοδο. 
   4. Δημόσιοι Μεταφορείς
      Το ταξίδι από και προς τον προορισμό θα πρέπει να γίνεται με την πιο άμεση και οικονομική διαδρομή. Η επιστροφή χρημάτων βασίζεται στο πραγματικό κόστος του ταξιδιού με δημόσιο μεταφορέα (π.χ. τρένο, λεωφορείο, αεροπλάνο). Απαιτούνται οι πρωτότυπες αναλυτικές αποδείξεις για ταξίδια με τρένο και αεροπλάνο. Για ταξίδια με αεροπλάνο και τρένο θα χρησιμοποιείται λεωφορείο ή οικονομική θέση.
   5. Ταξί και υπηρεσία αυτοκινήτων αεροδρομίου
      Επιτρέπονται οι απαραίτητες χρεώσεις ταξί, αλλά μόνο όταν τα μέσα μαζικής μεταφοράς δεν είναι άμεσα διαθέσιμα, πρακτικά ή σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν τακτικά προγραμματισμένες υπηρεσίες μεταφοράς με αυτοκίνητο από/προς το σπίτι ενός εργαζομένου και το αεροδρόμιο, καθώς και από/προς το αεροδρόμιο και τον προορισμό του ταξιδιού όταν τα μέσα μαζικής μεταφοράς δεν είναι διαθέσιμα ή πρακτικά, και μόνο εάν η υπηρεσία μεταφοράς με αυτοκίνητο είναι λιγότερο δαπανηρή από ένα ταξί.

V. Συνέδρια, Συνέδρια, Εκπαιδεύσεις Προσωπικού, Εργαστήρια

1. 1. Ορισμός: Τα ταξίδια για συνέδρια και συνέδρια ορίζονται ως ταξίδια που δεν σχετίζονται άμεσα με τα καθήκοντα και τις ευθύνες του εργαζομένου, αλλά πραγματοποιούνται για:
      
      
      1. Η ενίσχυση των επαγγελματικών δεξιοτήτων.
      2. Η ανταλλαγή πληροφοριών, ιδεών και μεθοδολογίας.
      3. Προβολή της εικόνας του Κολλεγίου.
         
         Τα ταξίδια εκτός Ηνωμένων Πολιτειών, ανεξαρτήτως κόστους, απαιτούν την έγκριση του Κοσμήτορα, του Αντιπροέδρου του Τμήματος και του Προέδρου του Κολλεγίου.
   2. Εξοδα: Για συνέδρια, συνέδρια, εκπαιδεύσεις προσωπικού, εργαστήρια, εκπαιδευτικά σεμινάρια και για ταξίδια που υπερβαίνουν τις 24 ώρες και απαιτούν διανυκτέρευση (συμπεριλαμβανομένων περιπτώσεων στις οποίες ένα πακέτο περιλαμβάνει διαμονή και γεύματα ως αναπόσπαστο μέρος των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων), οι επιτρεπόμενες (GSA) ημερήσιες αποζημιώσεις (ανά συνδικαλιστική σύμβαση) περιορίζονται στις πραγματικές εύλογες δαπάνες.
   3. Ημερήσιες εκδρομές: Τα γεύματα για μονοήμερες εκδρομές που δεν περιλαμβάνουν διανυκτέρευση δεν επιστρέφονται, εκτός από περιπτώσεις όπου το ταξίδι μπορεί να γίνει σε τοποθεσίες όπου το κόστος φαγητού υπερβαίνει εκείνο στο Κολλέγιο ή στην περιοχή γύρω από αυτό, ή όπου η διάρκεια μιας ημερήσιας εκδρομής θα υπερέβαινε μια τυπική εργάσιμη ημέρα.
   4. Κόστος διαμονής: Τα έξοδα επιστρέφονται πλήρως για διαμονή και γεύματα που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων ενός συνεδρίου, συνεδρίου, εκπαίδευσης προσωπικού κ.λπ. Οι επιστροφές γευμάτων περιορίζονται στο Επίδομα Γεύματος. Όταν η διαμονή δεν αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της εκδήλωσης, οι εργαζόμενοι δικαιούνται επιστροφή χρημάτων για ένα μονόκλινο standard δωμάτιο σε ξενοδοχείο business class.
   5. Τέλη εγγραφής: Τα τέλη εγγραφής για συνέδρια ή εργαστήρια επιστρέφονται. Πρέπει να υποβληθούν οι πρωτότυπες πληρωμένες αναλυτικές αποδείξεις για το τέλος εγγραφής.
   6. Εξαιρούμενες Δαπάνες
      
      
      1. Αεροπορικά ταξίδια πρώτης κατηγορίας. Τέτοια καταλύματα επιτρέπονται μόνο όταν δεν είναι διαθέσιμα ή δεν είναι εφικτά φθηνότερα καταλύματα. Τα αεροπορικά ταξίδια πρώτης θέσης απαιτούν ειδική έγκριση του Προέδρου. 
      2. Δαπάνες προσωπικής φύσης όπως υπηρεσία παρκαδόρου, ψυχαγωγία, αλκοολούχα ποτά και άλλες χρεώσεις παρόμοιας φύσης.
      3. Πρόστιμα που επιβάλλονται για παραβάσεις στάθμευσης, μετακίνησης ή οποιεσδήποτε δαπάνες που σχετίζονται με παραβιάσεις της ισχύουσας νομοθεσίας κατά την οδήγηση προσωπικού, οχήματος που ανήκει στο Κολλέγιο ή ενοικίασης.
      4. Σε περίπτωση που για προσωπική διευκόλυνση του ταξιδιώτη ή μέσω της λήψης άδειας, προκύπτει διακοπή του ταξιδιού ή παρέκκλιση από την πιο ακριβή διαδρομή, η αποζημίωση που επιτρέπεται να μην υπερβαίνει το κόστος της πιο οικονομικής διαδρομής.
      5. Οι ξενοδοχειακές μονάδες σε επαγγελματικές τιμές που υπερβαίνουν την αγορά επιτρέπονται μόνο όταν άλλα καταλύματα δεν είναι διαθέσιμα ή δεν είναι πρακτικά λαμβάνοντας υπόψη το δρομολόγιο του υπαλλήλου. Για την αποζημίωση πρέπει να λαμβάνεται γραπτή αιτιολόγηση και έγκριση. Ο Πρόεδρος του Σώματος εγκρίνει αυτό το αίτημα.

VI. Υποψήφιοι Εργαζόμενοι και Προσκεκλημένοι Ομιλητές

Τα έξοδα ταξιδιού των υποψήφιων υπαλλήλων και των προσκεκλημένων ομιλητών πρέπει να εγκρίνονται και να αποζημιώνονται υπό τους ίδιους όρους, περιορισμούς και απαιτήσεις των μελών του προσωπικού που ταξιδεύουν για τις εργασίες του Κολλεγίου, όπως ορίζονται σε αυτή τη διαδικασία. Ωστόσο, οι αποζημιώσεις ταξιδιού σε υποψήφιους υπαλλήλους και προσκεκλημένους ομιλητές είναι διακριτικές.

Η αποζημίωση για έξοδα μετακίνησης δεν θα εγκριθεί χωρίς την έγκριση του Διοικητικού Συμβουλίου.

Ο Κοσμήτορας, ο Προϊστάμενος του Τμήματος ή ο Πρόεδρος της Επιτροπής Αναζήτησης είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση του ατόμου σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες που διέπουν τα ταξίδια, ειδικά όσον αφορά τις καλυπτόμενες και εξαιρούμενες δαπάνες, και τον τρόπο λήψης αποζημίωσης για τα έξοδα ταξιδιού. Για τις επιτρεπόμενες δαπάνες, η διαδικασία έχει ως εξής:

1. Μόλις προγραμματιστεί η συνέντευξη του υποψηφίου, ο Προϊστάμενος ή ο Πρόεδρος του Τμήματος θα πρέπει να προετοιμάσει ένα Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου για να λάβει την απαιτούμενη έγκριση. Το Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου πρέπει να αναφέρει τον τίτλο της θέσης που λαμβάνει συνέντευξη.
2. Μετά την έγκριση, ο Επικεφαλής του Τμήματος ή ο Πρόεδρος της Επιτροπής Αναζήτησης συμβουλεύει τον υποψήφιο να ζητήσει από οποιοδήποτε ξενοδοχείο ή άλλο πωλητή που παρέχει υπηρεσίες μεταφοράς, διαμονής ή φαγητού να χρεώσει απευθείας τον υποψήφιο. Κανένας υπάλληλος του Κολλεγίου δεν πρέπει να πληρώνει για υπηρεσίες που συνδέονται με τη διαμονή του υποψηφίου. Η αποζημίωση θα γίνει στον υποψήφιο εντός δύο (2) εβδομάδων από την υποβολή.
3. Ο Προϊστάμενος ή ο Πρόεδρος του Τμήματος θα λάβει αναλυτική λίστα με όλα τα έξοδα ταξιδίου με την υπογραφή του υποψηφίου. Η υποβολή αυτής της φόρμας πρέπει να γίνει άμεσα στο Γραφείο Επιχειρήσεων.
4. Για κάθε υποψήφιο πρέπει να ετοιμαστεί ξεχωριστό τιμολόγιο και έντυπο παραγγελίας αγοράς.

VII. Επιστροφή εξόδων ταξιδιού

Ένα Δελτίο Επιστροφής Εξόδων Ταξιδιού (Παράρτημα Β) πρέπει να συμπληρωθεί και να υποβληθεί εντός δύο (2) εβδομάδων από την ολοκλήρωση του συνεδρίου ή του ταξιδιού. Τα εγκεκριμένα Δελτία Εξόδων Ταξιδιού πρέπει να υποβληθούν μέσω του Liberty Link/Self Service με όλες τις πρωτότυπες αναλυτικές αποδείξεις και τα δικαιολογητικά (πιστοποιητικό/φύλλο εγγραφής) για όλα τα έξοδα που ζητούνται για επιστροφή ως συνημμένα αναφοράς.

1. 1. Οι κανονισμοί της IRS για τα ταξίδια προβλέπουν ότι τυχόν προκαταβολές ταξιδιού που δεν τεκμηριώνονται εντός εξήντα (60) ημερών από τη δαπάνη θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε φορολογητέο εισόδημα που αναφέρεται στο Έντυπο W-2 του ατόμου που έλαβε την προκαταβολή.
   2. Το κουπόνι επιστροφής χρημάτων πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:
      
      
      1. Ο δεκαψήφιος αριθμός λογαριασμού που χρεώνεται.
      2. Το όνομα και η διεύθυνση των ταξιδιωτών.
      3. Έντυπο εγκεκριμένου αιτήματος ταξιδιού (αν υπάρχει).
      4. Η ημερομηνία ταξιδιού, ο προορισμός, τα χιλιόμετρα, τα διόδια και άλλα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν.
      5. Όπου τα έξοδα διαμονής μοιράζονται με άλλους, αυτό το γεγονός θα πρέπει να αναφέρεται στο κουπόνι. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η αποζημίωση περιορίζεται στο αναλογικό μερίδιο του ταξιδιώτη στο κόστος.
      6. Κόστος χιλιομέτρων: Μετατροπή για επαγγελματικούς σκοπούς πολλαπλασιαζόμενη επί το ποσοστό χιλιομέτρων/αποζημίωσης που ισχύει ανά μίλι. Επισυνάψτε χάρτες/οδηγίες Google ή παρόμοιο έγγραφο για να υποστηρίξετε τα χιλιόμετρα που διανύσατε.
      7. Το κουπόνι πρέπει να εγκριθεί, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως.
      8. Μερική επιστροφή εξόδων ταξιδιού: Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα μέλη του προσωπικού ζητούν επιστροφή μόνο για ένα μέρος των εξόδων που πραγματοποιήθηκαν για ταξίδια. Σε τέτοιες περιπτώσεις, τα συνολικά έξοδα που πραγματοποιήθηκαν θα πρέπει να αναγράφονται στο κουπόνι, αλλά μόνο το πραγματικό ποσό που ζητήθηκε θα πρέπει να εισαχθεί στο μπλοκ "Σύνολο" και η φράση "Αίτηση επιστροφής χρημάτων μόνο" θα πρέπει να πληκτρολογηθεί/αναγραφεί στο σώμα του κουπονιού.
      9. Τα κουπόνια που υποβάλλονται στους πληρωτέους λογαριασμούς που δεν συμμορφώνονται με τη διαδικασία αποζημίωσης που ορίζεται στο παρόν και/ή λείπουν πληροφορίες θα επιστραφούν στον αιτούντα για αναθεώρηση.
      10. Μόνο τα έξοδα ταξιδιού που υποβάλλονται με τα πρωτότυπα αντίγραφα των αναλυτικών αποδείξεων επιστρέφονται. Οποιοδήποτε κουπόνι υποβάλλεται χωρίς τα απαραίτητα δικαιολογητικά ή αντίγραφα των αναλυτικών αποδείξεων θα επιστρέφεται στον αποστολέα για τη συμπλήρωση/υποβολή των απαιτούμενων δικαιολογητικών.
      11. Οι αχρησιμοποίητες προκαταβολές μετρητών πρέπει να επιστραφούν στο Γραφείο Επιχειρήσεων σε μετρητά ή επιταγή εντός εξήντα (60) ημερών από την ολοκλήρωση του ταξιδιού. Οποιαδήποτε μη δαπανημένη προκαταβολή που δεν επιστραφεί εντός αυτής της χρονικής περιόδου θα αντιμετωπίζεται ως φορολογητέο εισόδημα που αναφέρεται στο Έντυπο W-2 σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς IRS.

Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου

Εγκρίθηκε: Ιούνιος 2026
Σχετική πολιτική συμβουλίου: Λογιστική, Αποζημίωση Ταξιδίου

Επιστροφή στην Policies and Procedures