Οικονομική – Προϋπολογιστική Πολιτική

 

ΣΚΟΠΟΣ

Ο σκοπός αυτής της Πολιτικής για τον Προϋπολογισμό είναι να σκιαγραφήσει την ετήσια διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός του Κολλεγίου καταρτίζεται ετησίως και έχει σχεδιαστεί για να επιτρέπει στο Κολλέγιο να έχει οικονομικό έλεγχο επί των εσόδων του Κολλεγίου, ενώ οι δαπάνες υπολογίζονται με βάση τα έξοδα του προηγούμενου οικονομικού έτους και τυχόν αναμενόμενα έξοδα για προγραμματισμένες δραστηριότητες.  

ΠΟΛΙΤΙΚΗ

Ο ετήσιος προϋπολογισμός του Κολλεγίου επανεξετάζεται και εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο. Ο προϋπολογισμός μπορεί να βασίζεται σε δίδακτρα και δίδακτρα, κρατικές πιστώσεις, πιστώσεις κομητείας και άλλες πηγές εισοδήματος. Το Διοικητικό Συμβούλιο αναθέτει στον Πρόεδρο την ευθύνη να αναπτύξει διαδικασίες και κατευθυντήριες γραμμές για την εφαρμογή αυτής της πολιτικής. Το Οικονομικό Γραφείο θα διασφαλίζει τη συμμόρφωση με αυτή την πολιτική σε όλες τις σχετικές ενέργειες. 

Εγκρίθηκε: Ιούνιος 2021
Εγκρίθηκε από: Διοικητικό Συμβούλιο
Κατηγορία: Χρηματοοικονομική και Λογιστική
Υποκατηγορία: Προϋπολογισμός
Προγραμματισμένο για αναθεώρηση: Ιούνιος 2024
Αρμόδιο(α) Γραφείο(α): Οικονομικά

 

Διαδικασίες

Διαδικασία του Τμήματος Οικονομικών για τον Προϋπολογισμό

Ι. Εισαγωγή

Ο προϋπολογισμός του Κοινοτικού Κολλεγίου Hudson County («Κολέγιο») είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού που αντικατοπτρίζει τα προγράμματα, την αποστολή και το στρατηγικό σχέδιο του Κολλεγίου. Η διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού ξεκινά τουλάχιστον έξι (6) μήνες πριν από το τέλος του οικονομικού έτους, ώστε να δοθεί αρκετός χρόνος για να επανεξεταστεί και να εγκριθεί ο προτεινόμενος προϋπολογισμός από το Διοικητικό Συμβούλιο του Κολλεγίου πριν από την έναρξη του νέου οικονομικού έτους.

II. Διαδικασία Προϋπολογισμού

      1. Πριν από την έναρξη του οικονομικού έτους, ο Αντιπρόεδρος του Κολλεγίου για τις Επιχειρήσεις και τα Οικονομικά/Ο Οικονομικός Διευθυντής θα αναπτύξει ένα χρονοδιάγραμμα για τη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού, το οποίο θα περιλαμβάνει την ημερομηνία έναρξης μέχρι το χρόνο που απαιτείται για την αναθεώρηση και την έγκριση του προτεινόμενου προϋπολογισμού από το συμβούλιο Διαχειριστές. 
      2. Το υπόδειγμα προϋπολογισμού θα αποσταλεί στους υπαλλήλους προϋπολογισμού του τμήματος για να καταγράψουν τις προβλεπόμενες δαπάνες του τμήματός τους για το οικονομικό έτος. Οι υπεύθυνοι προϋπολογισμού θα ιεραρχήσουν τις δαπάνες του τμήματός τους με βάση τους στόχους υλοποίησης του προγράμματος, τους οργανωτικούς οικονομικούς στόχους και τους ετήσιους στόχους που καθορίζονται στο στρατηγικό σχέδιο του Κολλεγίου. 
      3. Θα διεξαχθεί ακρόαση προϋπολογισμού με το Οικονομικό Γραφείο για να κατανοηθούν οι ανάγκες κάθε τμήματος. Κατά την ακρόαση αυτή, θα δοθεί στους υπαλλήλους προϋπολογισμού η ευκαιρία να εξηγήσουν τις προβλεπόμενες δημοσιονομικές ανάγκες των αντίστοιχων υπηρεσιών τους.
      4. Μετά την ακρόαση του προϋπολογισμού, οι αρμόδιοι για τον προϋπολογισμό συμπληρώνουν τα απαραίτητα υποδείγματα για τις ανάγκες του προϋπολογισμού και τα επιστρέφουν στο Λογιστήριο για ενοποίηση. 
      5. Ο προϋπολογισμός εξόδων συντάσσεται από το Λογιστήριο και αποστέλλεται στον Αντιπρόεδρο Επιχειρήσεων και Οικονομικών/Ο Οικονομικός Διευθυντής για έλεγχο. 
      6. Ο προϋπολογισμός εσόδων συντάσσεται από τον Αντιπρόεδρο Επιχειρήσεων και Οικονομικών/Ο Οικονομικός Διευθυντής.
      7. Το σχέδιο προϋπολογισμού εξετάζεται από τον Πρόεδρο και προτείνονται τυχόν αλλαγές ή προτάσεις του τμήματος.
      8. Αφού αναθεωρηθεί και εγκριθεί από τον Πρόεδρο, ο προϋπολογισμός υποβάλλεται στο Διοικητικό Συμβούλιο για έγκριση σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
      9. Όλες οι δημοσιονομικές αποφάσεις και οι παραδοχές βάσει των οποίων λαμβάνονται πρέπει να τεκμηριώνονται.
      10. Μετά την έγκριση από το Διοικητικό Συμβούλιο, ο εγκεκριμένος προϋπολογισμός θα ενσωματωθεί στο σύστημα των συναδέλφων και θα δημιουργηθεί μια αναφορά Επιλογής Εξαγωγών Προϋπολογισμού (BUXS), η οποία θα συγκριθεί με το υπολογιστικό φύλλο excel για να διασφαλιστεί ότι όλα τα ποσά έχουν καταχωρηθεί και είναι σωστά .
      11. Ο εγκεκριμένος προϋπολογισμός θα είναι διαθέσιμος στην πύλη του Κολλεγίου και θα παρακολουθείται από τον υπεύθυνο προϋπολογισμού του τμήματος.
      12. Ερωτήσεις σχετικά με τον προϋπολογισμό θα υποβάλλονται στο Λογιστήριο για επανεξέταση και απάντηση, όπως απαιτείται, και οι αλλαγές, εάν δικαιολογούνται, θα εφαρμοστούν όπου απαιτείται.

Εγκρίθηκε από το Υπουργικό Συμβούλιο: Ιούλιος 2021
Σχετική πολιτική συμβουλίου: Οικονομικά

Επιστροφή στην Policies and Procedures