Λογιστική – Διαδικασία Εισπρακτέων Λογαριασμών

 

Ι. Εισαγωγή

Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί αποτελούν σημαντικό περιουσιακό στοιχείο για το κοινοτικό κολέγιο της κομητείας Hudson. Η διαχείριση των εισπρακτέων λογαριασμών του Κολλεγίου πρέπει να γίνεται ώστε να διασφαλίζεται η αποτελεσματική και αποτελεσματική είσπραξη όλων των οφειλών προς το Κολλέγιο. Αυτή η διαδικασία ισχύει για όλους τους φοιτητές του Κολλεγίου.

II. Ορισμός

Λογαριασμοί εισπρακτέοι: Κάθε χρηματική υποχρέωση που προκύπτει από συναλλαγή καταναλωτή. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι το αποτέλεσμα διαφόρων τύπων χρηματοοικονομικών συναλλαγών, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, των διδάκτρων των φοιτητών, των διδάκτρων, των ανοικτών μαθημάτων εγγραφής στη συνεχιζόμενη εκπαίδευση, καθώς και των πωλήσεων αγαθών και υπηρεσιών.

Διόρθωση εισπρακτέων λογαριασμών: Μια διόρθωση εισπρακτέων λογαριασμών συμβαίνει όταν μια αλλαγή στο ποσό των εισπρακτέων λογαριασμών που οφείλονται σε έναν λογαριασμό έχει ακυρωθεί ή προσαρμοστεί επειδή το Κολλέγιο δεν δικαιούται να εισπράξει τα χρήματα.

Διοικητικές διαγραφές: Απαιτήσεις φοιτητών που έχουν κριθεί ότι διαγράφονται από το Κολλέγιο, όταν ένας φοιτητής αμφισβητεί την οφειλή λόγω απρόβλεπτων συνθηκών και η έφεση εγκρίνεται από την Επιτροπή Ειδικών Περιστάσεων Αποχώρησης.

Χρέος: Οποιοδήποτε ποσό σε δολάρια οφειλόταν στο Κολλέγιο, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, των διδάκτρων, των τελών, των δανείων και των πωλήσεων αγαθών και υπηρεσιών.

Οφειλέτης: Ένα άτομο, επιχείρηση, μη κερδοσκοπικός οργανισμός ή οποιαδήποτε άλλη δημόσια ή ιδιωτική οντότητα, συμπεριλαμβανομένης της πολιτειακής, τοπικής ή ομοσπονδιακής κυβέρνησης, που ευθύνεται για ένα χρέος ή έναντι του οποίου υπάρχει αξίωση για χρέος.

Περιορισμοί: Περιορισμοί στις τρέχουσες ή μελλοντικές δραστηριότητες φοιτητών, καθηγητών και προσωπικού που επιβάλλονται από το Κολλέγιο.

Μαθητης σχολειου: Ένα άτομο του οποίου η αίτηση για εισαγωγή έχει επεξεργαστεί και εγκριθεί από το Γραφείο Εισδοχής του Κολλεγίου. Ένας φοιτητής περιλαμβάνει οποιοδήποτε άτομο που εγγράφεται σε οποιοδήποτε πιστωτικό ή μη μάθημα που προσφέρεται από το Κολλέγιο.

III. Διαχείριση Απαιτήσεων

Το Κολλέγιο θα καθορίσει μια ημερομηνία λήξης διδάκτρων για κάθε εξάμηνο. Όσοι φοιτητές δεν έχουν συμμετάσχει σε πρόγραμμα αναβολής πληρωμής, εξοφλημένο πλήρως έως την καθορισμένη ημερομηνία ή δεν έχουν εγκριθεί από το Γραφείο Financial Aid, κινδυνεύουν να διαγραφούν από τις τάξεις τους. Το Κολλέγιο θα απορρίψει τους φοιτητές από την εγγραφή λόγω μη καταβολής διδάκτρων. Οι ημερομηνίες αποχώρησης των φοιτητών καθορίζονται από το Γραφείο Υπηρεσιών Εγγραφής. 

Το Κολλέγιο έχει γραπτές πολιτικές και διαδικασίες για τη διαχείριση της διαδικασίας εισπρακτέων λογαριασμών για τις παρακάτω κατηγορίες:

      1. Υπομέρος Α. Δίδακτρα και Δίδακτρα
      2. Μέρος Β. Καθορισμός Απαιτήσεων
      3. Τμήμα Γ. Επιλογές πληρωμής
      4. Τμήμα Δ. Πολιτική πληρωμών
      5. Υποτμήμα Ε. Τιμολόγηση
      6. Υπομέρος ΣΤ. Συλλογές
      7. Υποτμήμα Ζ. Διοικητικές Διαγραφές
      8. Υποτμήμα Η. Απαιτήσεις για κράτηση στα μητρώα σπουδαστών
      9. Υπομέρος Ι. Επιστροφές χρημάτων
      10. Υποτμήμα Ι. Έντυπο 1098-T, Δήλωση Δίδακτρα
      11. Υποτμήμα Κ. Ασφάλιση Υγείας Φοιτητών

Υπομέρος Α. Δίδακτρα και Δίδακτρα

Τα τυπικά δίδακτρα και τα δίδακτρα υπόκεινται στην έγκριση του Διοικητικού Συμβουλίου κάθε ακαδημαϊκό έτος. Άλλα δίδακτρα που σχετίζονται με μαθήματα υπόκεινται σε έγκριση του Διοικητικού Συμβουλίου καθ' όλη τη διάρκεια του ακαδημαϊκού έτους επίσης.  
Οι τρεις τύποι διδάκτρων περιλαμβάνουν:

            1. Κάτοικοι της κομητείας Hudson
            2. Κάτοικοι εκτός επαρχίας
            3. Κάτοικοι εκτός πολιτείας και εξωτερικού

Μέρος Β. Καθορισμός Απαιτήσεων

Είναι ευθύνη του Κολλεγίου να καθορίσει τους όρους και τις προϋποθέσεις πληρωμής τη στιγμή που δημιουργείται ένας λογαριασμός. Το χρέος θα αναγνωριστεί από τον φοιτητή ή άλλο οφειλέτη κατά τη στιγμή της δημιουργίας του λογαριασμού. Η επιβεβαίωση πρέπει να είναι γραπτή ή, με την ολοκλήρωση της αυτοματοποιημένης διαδικασίας εγγραφής, υποδεικνύοντας ότι ο οφειλέτης έχει αποδεχτεί τους όρους και τις προϋποθέσεις για τις υποχρεώσεις πληρωμής.
Η υποχρέωση απαίτησης θα καταχωρηθεί στο σύστημα Ellucian Colleague (υποκαθολικό μαθητή) τη στιγμή που ο λογαριασμός δημιουργείται για πρώτη φορά.

Τμήμα Γ. Επιλογές πληρωμής

1. Μέθοδοι πληρωμής

Το Κολλέγιο δέχεται προσωπικές επιταγές, επιταγές ταμείου και χρηματικά εντάλματα για πληρωμή. Γίνονται επίσης δεκτές πληρωμές με πιστωτική κάρτα (MasterCard, VISA, Discover και American Express).  

Οι πληρωμές μπορούν να γίνουν μέσω του Κολλεγίου χρησιμοποιώντας την πλατφόρμα Liberty Link (διαδικτυακά μέσω του παρακάτω συνδέσμου: https://libertylink.hccc.edu/Student > Οικονομικά φοιτητών > Εκτέλεση πληρωμής), τηλεφωνικά και αυτοπροσώπως. Οι πληρωμές σε μετρητά πρέπει να γίνονται σε δολάρια ΗΠΑ. Για να διασφαλιστεί η σωστή ανάρτηση, συνιστάται όλες οι πληρωμές να περιλαμβάνουν το όνομα και τον αριθμό ταυτότητας του μαθητή σε όλες τις επιταγές ή τα χρηματικά εντάλματα.
 
Όλες οι πληρωμές και η αλληλογραφία που αποστέλλονται από την ταχυδρομική υπηρεσία των Ηνωμένων Πολιτειών θα πρέπει να ταχυδρομούνται στην παρακάτω διεύθυνση. Οι πληρωμές εφαρμόζονται στις απαιτήσεις των φοιτητών εντός 24 ωρών από την παραλαβή.
 
Hudson County Community College
Προσοχή: Λογαριασμοί Φοιτητών/Γραφείο Υποτροφιών
Λεωφόρος Sip 70, 1ος Όροφος
Τζέρσεϊ Σίτι, NJ 07306

Μηνιαίο σχέδιο πληρωμής
Ένα Πρόγραμμα Αναβαλλόμενης Πληρωμής είναι διαθέσιμο στους φοιτητές που είναι εγγεγραμμένοι για τα χειμερινά και εαρινά εξάμηνα, προκειμένου να βοηθήσει στην πληρωμή διδάκτρων και διδάκτρων και να εξασφαλίσει μαθήματα για το εξάμηνο. Υπάρχει 25$ (Μη Επιστρέψιμη) Προμήθεια Αναβαλλόμενης Πληρωμής ανά εξάμηνο για την κάλυψη του κόστους διαχείρισης αυτού του προγράμματος. Οι φοιτητές μπορούν να κανονίσουν προγράμματα αναβολής πληρωμής μέσω της πλατφόρμας College Liberty Link (διαδικτυακά μέσω του ακόλουθου συνδέσμου: https://libertylink.hccc.edu/Student > Οικονομικά σπουδαστών > Εκτέλεση πληρωμής > Δημιουργία προγράμματος πληρωμών ), τηλεφωνικά και αυτοπροσώπως. Οι μαθητές πρέπει να είναι έτοιμοι να κάνουν την πρώτη τους πληρωμή πριν ενεργοποιηθεί το πρόγραμμα πληρωμής. Δεν υπάρχουν διαθέσιμα προγράμματα πληρωμής για τους καλοκαιρινούς όρους, τις χειμερινές συνεδρίες ή για ληξιπρόθεσμα υπόλοιπα. Αφού ένας φοιτητής εγγραφεί σε ένα πρόγραμμα πληρωμών και πραγματοποιήσει την πρώτη του πληρωμή, δεν θα διαγραφεί από τα μαθήματά του για αυτό το εξάμηνο.

Financial Aid
Οι φοιτητές μπορούν να επιλέξουν να υποβάλουν αίτηση για οικονομική βοήθεια για να βοηθήσουν στην πληρωμή των διδάκτρων και των διδάκτρων τους. Το Γραφείο του Financial Aid καθορίζει την επιλεξιμότητα για διάφορα είδη οικονομικής βοήθειας και την πραγματική εκταμίευση των περισσότερων κεφαλαίων που διαχειρίζεται το Γραφείο. Εάν τα βραβεία οικονομικής βοήθειας ενός φοιτητή δεν έχουν ακόμη ολοκληρωθεί ή/και ανατραπούν για οποιονδήποτε λόγο, ο φοιτητής εξακολουθεί να είναι υπεύθυνος για την πληρωμή του υπολοίπου των διδάκτρων και των οφειλόμενων διδάκτρων. Εάν οι μαθητές έχουν ερωτήσεις σχετικά με την οικονομική βοήθεια, συμπεριλαμβανομένων των δανείων, θα πρέπει να επικοινωνήσουν με το Γραφείο της Financial Aid κατευθείαν.

Τμήμα Δ. Πολιτική πληρωμών

Φοιτητές με απλήρωτες απαιτήσεις, οι οποίοι δεν έχουν κάνει ικανοποιητικές διευθετήσεις με το Φοιτητικό Λογαριασμό/Γραφείο Προμηθειών για την εξόφληση της απαίτησης ή που δεν έχουν θεσπίσει αποζημιώσεις οικονομικής βοήθειας μέχρι την προθεσμία κάθε τριμήνου, μπορούν να διαγραφούν από τα μαθήματα. Οι προθεσμίες πληρωμής αναφέρονται στις δηλώσεις εγγραφής και τιμολόγησης και διατίθενται ηλεκτρονικά στη διεύθυνση https://myhudson.hccc.edu, και στο https://www.hccc.edu/tuition. 
 
Μετά την αποφοίτηση ή άλλη αποχώρηση από το Κολλέγιο, οι φοιτητές είναι υπεύθυνοι για την ταχεία πληρωμή οποιουδήποτε οφειλόμενου υπολοίπου στο Κολλέγιο. Εάν δεν πραγματοποιηθεί η πληρωμή, ο λογαριασμός θα σταλεί σε ένα από τα πρακτορεία είσπραξης που εξυπηρετούν το Κολλέγιο. 

Υποτμήμα Ε. Τιμολόγηση

Οι μαθητές μπορούν να δουν τους λογαριασμούς τους online. και τα έντυπα τιμολόγια εκδίδονται μηνιαίως.
Το Κολλέγιο ταχυδρομεί ένα ενιαίο έντυπο τιμολόγιο στον οφειλέτη τουλάχιστον 30 ημέρες πριν από την παραπομπή σε οποιοδήποτε πρακτορείο είσπραξης. 

Για ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς, το Κολλέγιο θα ταχυδρομήσει ένα ένστολο έντυπο τιμολόγιο στον οφειλέτη τουλάχιστον 30 ημέρες πριν παραπέμψει τον λογαριασμό σε μια υπηρεσία είσπραξης.

Υπομέρος ΣΤ. Συλλογές

Οι ανεπίλυτοι ληξιπρόθεσμοι λογαριασμοί που υπερβαίνουν τα $500 θα αποστέλλονται σε μία από τις εταιρείες είσπραξης, Allied Account Services ή Transworld Systems, χωρισμένοι με αλφαβητική σειρά. Τα παλαιωμένα υπόλοιπα σημειώνονται στο σύστημα Ellucian, υποδεικνύοντας σε ποιον οργανισμό είσπραξης αποστέλλεται το χρέος. Οι μαθητές με ληξιπρόθεσμη οφειλή θα έχουν περιορισμούς γραμματέα και εγγραφής μέχρι να εξοφληθεί πλήρως η οφειλή. 

Με την παροχή επαρκών επιβεβαιωτικών εγγράφων στο Κολλέγιο, τα χρέη των φοιτητών που εκκαθαρίζονται σε περίπτωση πτώχευσης μπορεί να διαγραφούν από το Κολλέγιο και οι διαδικασίες είσπραξης θα σταματήσουν.

Υποτμήμα Ζ. Διοικητικές Διαγραφές

Οι σπουδαστές που αντιμετωπίζουν απρόβλεπτες περιστάσεις μπορούν να ζητήσουν αλλαγές βαθμού ή/και προσαρμογές στις χρεώσεις των διδάκτρων συμπληρώνοντας ένα Αίτημα Ειδικών Περιστάσεων για Απόσυρση. Τα συμπληρωμένα αιτήματα εξετάζονται δύο φορές την εβδομάδα από μια επιτροπή αποτελούμενη από τον Διευθυντή Λογαριασμών Φοιτητών/Διευθυντή, τον Αντιπρόεδρο Φοιτητικών Υποθέσεων και Εγγραφής, τον Αναπληρωτή Κοσμήτορα του Financial Aid και τον Αναπληρωτή Κοσμήτορα του Κέντρου Φοιτητικής και Ακαδημαϊκής Επιτυχίας. Εάν εγκριθεί για προσαρμογή των διδάκτρων, θα ολοκληρώνεται διοικητική διαγραφή για τις τάξεις που ζητούνται.

Υποτμήμα Η. Απαιτήσεις για κράτηση στα μητρώα σπουδαστών

Οι σπουδαστές που έχουν υπόλοιπα στους λογαριασμούς τους δεν θα έχουν πρόσβαση στα αρχεία καταχώρισης που λαμβάνουν. Επιπλέον, οι φοιτητές με υπόλοιπο στον φοιτητικό τους λογαριασμό άνω των $500 δεν επιτρέπεται να εγγραφούν για μελλοντικές ακαδημαϊκές περιόδους.  

Οι μαθητές των οποίων οι λογαριασμοί αποστέλλονται σε συλλογές θα πρέπει να έχουν καταχωρητή και κράτηση εγγραφής στους λογαριασμούς τους μέχρι να εξοφληθεί πλήρως το υπόλοιπο.

Επιστρεφόμενες επιταγές 

Μια χρέωση 25 $ θα υπολογιστεί στους φοιτητές για κάθε επιστρεφόμενη επιταγή που εκδίδεται από τον φοιτητή στο Κολλέγιο. Επιπλέον, οι φοιτητές των οποίων οι επιταγές έχουν επιστραφεί θα έχουν περιορισμούς στους λογαριασμούς τους που εμποδίζουν αυτούς τους φοιτητές να πληρώνουν το Κολλέγιο με επιταγές στο μέλλον.

Υπομέρος Ι. Επιστροφές χρημάτων

Το Γραφείο Φοιτητών Λογαριασμών/Διοικητικού Γραφείου επεξεργάζεται τις επιστροφές χρημάτων φοιτητών εβδομαδιαία. Οι επιστροφές χρημάτων που προκύπτουν από πληρωμές με πιστωτική κάρτα πιστώνονται πίσω στην πιστωτική κάρτα που χρησιμοποιήθηκε για την πληρωμή. Financial Aid Οι επιστροφές χρημάτων δημιουργούνται με τη μορφή ταχυδρομικών επιταγών και ηλεκτρονικών επιταγών. Όλες οι επιταγές διεκπεραιώνονται από το Τμήμα Λογαριασμών.

Υποτμήμα Ι. Έντυπο 1098-T, Δήλωση Δίδακτρα

Κάθε Ιανουάριο, το Γραφείο Λογαριασμών Φοιτητών/Γραφείο Προμηθειών ετοιμάζει Έντυπο 1098-T, Δηλώσεις Φορολογίας Δίδακτρα για φοιτητές. Στους φοιτητές που λείπουν οι αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης θα αποστέλλονται ειδοποιήσεις μέσω ταχυδρομείου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να υποβάλλουν αυτές τις πληροφορίες στο Φοιτητικό Λογαριασμό/Γραφείο Υποτροφιών δύο φορές κάθε χρόνο.

Υποτμήμα Κ. Ασφάλιση Υγείας Φοιτητών

Μετά τη νομοθεσία που υπεγράφη σε νόμο στις 5 Ιουλίου 2013, το Κολλέγιο δεν υποχρεούται πλέον να παρέχει ασφάλιση υγείας για φοιτητές. 
 
Οι μαθητές που επιθυμούν να αγοράσουν ασφάλιση υγείας ενθαρρύνονται να επισκεφθούν τις ακόλουθες δύο ιστοσελίδες για να ενημερωθούν σχετικά με τις επιλογές ασφάλισης υγείας τους:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm 
https://www.healthcare.gov/

Εγκρίθηκε από το Υπουργικό Συμβούλιο: Ιούλιος 2021
Σχετική πολιτική συμβουλίου: Πολιτική σχετικά με τους εισπρακτέους λογαριασμούς

Επιστροφή στην Policies and Procedures