Πολιτική για τις Προμήθειες

ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός της παρούσας Πολιτικής για τις Προμήθειες είναι να ορίσει τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται ώστε η προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών να συμμορφώνεται με την ισχύουσα νομοθεσία.

ΠΟΛΙΤΙΚΗ

Η προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών διέπεται από διάφορους νόμους. Το Κολλέγιο και το Διοικητικό Συμβούλιο του («Διοικητικό Συμβούλιο») δεσμεύονται να συμμορφώνονται με όλους τους νόμους για την αποτελεσματική και αποτελεσματική αγορά των απαραίτητων αγαθών και υπηρεσιών. Αποτελεί πολιτική του Κοινοτικού Κολλεγίου Hudson County να προμηθεύεται όλα τα αγαθά και τις υπηρεσίες σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, συμπεριλαμβανομένου του νόμου περί συμβάσεων του Κομητειακού Κολεγίου του Νιου Τζέρσεϋ, NJSA 18A:64A-25.1, κ.λπ.

Το Διοικητικό Συμβούλιο αναθέτει στον Πρόεδρο την ευθύνη για την ανάπτυξη διαδικασιών και ενός συστήματος εσωτερικού ελέγχου για τις αγορές. Το Οικονομικό Γραφείο θα είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή της πολιτικής.

Πίνακας έγκρισης

Εγκρίθηκε: Ιανουάριος 2022
Εγκρίθηκε από: Διοικητικό Συμβούλιο
Κατηγορία: Αγορές
Υποκατηγορία: Προμήθειες
Προγραμματισμένο για αναθεώρηση: Ιούνιος 2024
Αρμόδιο(α) Γραφείο(α): Οικονομικά

Συνεδρίαση HCCC PEC - Αύγουστος 2022

Διαδικασίες

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ο σκοπός της Διαδικασίας για τις Προμήθειες είναι να ορίσει τις βασικές κατευθυντήριες γραμμές για όλες τις προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών που συμμορφώνονται με την ισχύουσα νομοθεσία.

1. Αγορές κάτω από το 20% του ορίου προσφοράς του Κολλεγίου
   1. Σύμφωνα με το NJSA 18A:64A-25.19, οι κατακυρώσεις αγορών, συμβάσεων ή συμφωνιών που εκτιμάται ότι είναι μικρότερες από το είκοσι τοις εκατό (20%) του τρέχοντος ορίου προσφοράς του Κολλεγίου (8,320 $ από την 1η Ιουλίου 2023) μπορούν να κατακυρωθούν κατόπιν αιτήματος ενός απόσπασμα ή πρόταση.
      2. Απαιτείται Πιστοποιητικό εγγραφής επιχείρησης από τους προμηθευτές όταν η αγορά υπερβαίνει το 15% του ορίου προσφοράς του Κολλεγίου (6,240 $ από την 1η Ιουλίου 2023) και οι υπηρεσίες εκτελούνται στο Νιου Τζέρσεϊ. NJSA 52:32-44, κ.ε.
      3. Απαιτείται έγκριση του Προϊσταμένου Γραφείου/Μονάδας και/ή του Αντιπροέδρου Τμήματος για την αίτηση αγοράς.
2. Μεταξύ 20% του ορίου προσφοράς του Κολλεγίου και 17,499 $
   1. Σύμφωνα με το NJSA 18A:64A-25.19, θα ζητηθούν τουλάχιστον δύο (2) προσφορές, όποτε είναι εφικτό, πριν από την ανάθεση της αγοράς. Η ανάθεση της σύμβασης θα γίνει βάσει της χαμηλότερης υπεύθυνης προσφοράς που έχει ληφθεί που είναι πιο συμφέρουσα για το Κολλέγιο, την τιμή και άλλους παράγοντες που λαμβάνονται υπόψη. Εάν η κατακύρωση δεν γίνει στον πωλητή που παρέχει τη χαμηλότερη προσφορά, μια δήλωση επεξήγησης των λόγων θα τίθεται στο αρχείο με την εν λόγω αγορά. Ανά πρακτική άσκηση στο Κολλέγιο, θα πρέπει να ληφθούν τρεις (3) προσφορές εάν είναι εφικτό.
      
      1. Κάθε φορά που απαιτούνται πολλαπλές προσφορές, το μεμονωμένο γραφείο/μονάδα είναι υπεύθυνο για τη διεκδίκηση των πολλαπλών προσφορών. Το Γραφείο Προμηθειών θα συνεργαστεί με το γραφείο/μονάδα για να βοηθήσει στον εντοπισμό πιθανών εναλλακτικών πωλητών όταν είναι απαραίτητο.
   2. Πρόσθετες εξαιρέσεις από τη διαδικασία πολλαπλών προσφορών περιλαμβάνουν τη χρήση κρατικών συμβάσεων (NJSA 18A:64A-25.9), την κοινή αγορά με άλλα κολέγια κομητείας, δήμους ή νομούς εντός των οποίων βρίσκεται το κολέγιο της κομητείας, ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης ή άλλες διοικητικές μονάδες σύμφωνα με σύμφωνα με το νόμο για τις τοπικές δημόσιες συμβάσεις (NJSA 18A:64A-25.10), τα συστήματα τιμολόγησης συνεργασίας που έχουν θεσπιστεί σύμφωνα με τους νόμους του New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (α)) και τις εθνικά αναγνωρισμένες και αποδεκτές συμφωνίες συνεταιριστικής αγοράς (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   3. Παράγοντες που μπορούν να ληφθούν υπόψη κατά την ανάθεση στις μη χαμηλότερες τιμές περιλαμβάνουν, ενδεικτικά:
      
      1. Προηγούμενη εμπειρία (συμπεριλαμβανομένης προηγούμενης εμπειρίας με HCCC)
      2. αναφορές
      3. Τοποθεσία (εφόσον η φυσική εγγύτητα του πωλητή είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική και οικονομική αγορά ή εκτέλεση της σύμβασης)
   4. Απαιτείται έγκριση του Προϊσταμένου Γραφείου/Μονάδας και/ή του Αντιπροέδρου Τμήματος για την αίτηση αγοράς.
3. Μεταξύ 17,500 $ και το όριο προσφοράς του Κολλεγίου - Δίκαιη και ανοιχτή διαδικασία
   1. Αντί για την υποβολή πολλαπλών προσφορών σύμφωνα με το NJSA 18A:64A-25.19, το Κολλέγιο μπορεί να χρησιμοποιήσει μια Δίκαιη και Ανοιχτή Διαδικασία για αγορές μεταξύ 17,500 $ και του ορίου προσφοράς του Κολλεγίου. Αυτό περιλαμβάνει την ανάρτηση Αίτησης για Προτάσεις (RFP) στον ιστότοπο του Κολλεγίου για τουλάχιστον δέκα (10) ημέρες. Η σύμβαση μπορεί να ανατεθεί βάσει της χαμηλότερης υπεύθυνης ανταποκρινόμενης πρότασης που λαμβάνεται, η οποία είναι πιο συμφέρουσα για το Κολλέγιο, την τιμή και άλλους παράγοντες που λαμβάνονται υπόψη. Εάν η κατακύρωση δεν γίνει στον πωλητή που παρέχει τη χαμηλότερη πρόταση, μια δήλωση επεξήγησης των λόγων θα τίθεται στο αρχείο με την εν λόγω αγορά.
   2. Δεν απαιτείται Πιστοποίηση Αποκάλυψης Επιχειρηματικής Οντότητας (BEDC) όταν χρησιμοποιείται Δίκαιη και Ανοιχτή Διαδικασία δημοσιεύοντας το RFP στον ιστότοπο του Κολλεγίου.
   3. Πρόσθετες εξαιρέσεις από τη διαδικασία πολλαπλών προσφορών περιλαμβάνουν τη χρήση κρατικών συμβάσεων (NJSA 18A:64A-25.9), την κοινή αγορά με άλλα κολέγια κομητείας, δήμους ή νομούς εντός των οποίων βρίσκεται το κολέγιο της κομητείας, ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης ή άλλες διοικητικές μονάδες σύμφωνα με σύμφωνα με το νόμο για τις τοπικές δημόσιες συμβάσεις (NJSA 18A:64A-25.10), τα συστήματα τιμολόγησης συνεργασίας που έχουν θεσπιστεί σύμφωνα με τους νόμους του New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (α)) και τις εθνικά αναγνωρισμένες και αποδεκτές συμφωνίες συνεταιριστικής αγοράς (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   4. Για την αίτηση αγοράς απαιτείται η έγκριση του Προϊσταμένου Γραφείου/Μονάδας, του Αντιπροέδρου του Τμήματος, του Οικονομικού Διευθυντή ή του Διευθυντή.
4. Μεταξύ 17,500 $ και το όριο προσφοράς του Κολλεγίου - Μη δίκαιη και ανοιχτή διαδικασία
   1. Σύμφωνα με το NJSA 18A:64A-25.19, θα ζητηθούν τουλάχιστον δύο (2) προσφορές, όποτε είναι εφικτό, πριν από την ανάθεση της αγοράς. Η ανάθεση της σύμβασης θα γίνει βάσει της χαμηλότερης υπεύθυνης προσφοράς που έχει ληφθεί που είναι πιο συμφέρουσα για το Κολλέγιο, την τιμή και άλλους παράγοντες που λαμβάνονται υπόψη. Εάν η κατακύρωση δεν γίνει στον πωλητή που παρέχει τη χαμηλότερη προσφορά, μια δήλωση επεξήγησης των λόγων θα τίθεται στο αρχείο με την εν λόγω αγορά. Ανά πρακτική άσκηση στο Κολλέγιο, θα πρέπει να ληφθούν τρεις (3) προσφορές όποτε είναι εφικτό.
   2. Απαιτείται Πιστοποίηση Αποκάλυψης Επιχειρηματικής Οντότητας (BEDC) για την ανάθεση σύμβασης σε προμηθευτές όταν ακολουθείται μια μη δίκαιη και ανοιχτή διαδικασία. Τα συστήματα διαχείρισης συμβάσεων Colleague και Bonfire θα αποθηκεύουν όλα τα BEDC.
   3. Απαιτείται Ψήφισμα κατακύρωσης από το Διοικητικό Συμβούλιο για όλες τις αγορές κάτω από το όριο προσφοράς του Κολλεγίου, εκτός εάν υπάρχει αρμόδια για την έγκριση ψηφίσματος του Διοικητικού Συμβουλίου αρχή για την ανάθεση συμβάσεων από τον αναθέτοντα πράκτορα μέχρι το ποσό του ορίου προσφοράς. Ο Διευθυντής Συμβάσεων και Προμηθειών έχει λάβει την εξουσία να αναθέτει συμβάσεις στο όριο προσφοράς (41,600 $ από την 1η Ιουλίου 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (βλ. περαιτέρω εξήγηση παρακάτω).
   4. Οι εξαιρέσεις για την απαίτηση υποβολής πολλαπλών προσφορών είναι οι ίδιες με αυτές.
   5. Για την αίτηση αγοράς απαιτείται η έγκριση του Προϊσταμένου Γραφείου/Μονάδας, του Αντιπροέδρου του Τμήματος, του Οικονομικού Διευθυντή ή του Διευθυντή.
5. Αγορές μικρότερες από το όριο προσφοράς του Κολλεγίου - Ψήφισμα που εξουσιοδοτεί τον Διευθυντή Συμβάσεων και Προμηθειών να αναθέτει συμβάσεις κάτω από το όριο προσφοράς
   1. Σύμφωνα με το NJSA 18A:64A-25.3, αγορές, συμβάσεις ή συμφωνίες για την εκτέλεση οποιασδήποτε εργασίας ή την επίπλωση ή την ενοικίαση υλικών ή προμηθειών, των οποίων το κόστος ή η τιμή δεν υπερβαίνει το όριο προσφοράς ενός κολεγίου, μπορούν να γίνουν, να αποτελέσουν αντικείμενο διαπραγμάτευσης και ανατίθεται από αναθέτοντα πράκτορα, όταν έχει εξουσιοδοτηθεί με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου, χωρίς δημόσια διαφήμιση για προσφορές και κατά συνέπεια υποβολή προσφορών. Ο Διευθυντής Συμβάσεων και Προμηθειών πρέπει να ακολουθεί τις διαδικασίες του νόμου περί συμβάσεων του Κομητειακού Κολλεγίου κατά την ανάθεση Συμβάσεων. Ανά πρακτική άσκηση στο Κολλέγιο, θα πρέπει να ληφθούν τρεις (3) προσφορές όποτε είναι εφικτό.
   2. Απαιτείται να ζητηθούν πολλαπλές προσφορές εκτός εάν υπάρχει εξαίρεση. Οι εξαιρέσεις για την υποβολή προσφορών είναι οι ίδιες με τις παραπάνω.
   3. Το Διοικητικό Συμβούλιο και ο Διευθυντής Συμβάσεων και Έγκριση Προμηθειών απαιτούνται για την αίτηση αγοράς.
6. Αγορές ίσες ή μεγαλύτερες από το όριο προσφοράς
   1. Στοιχεία με τιμή μεγαλύτερη από το όριο προσφοράς του Κολλεγίου θα διαφημίζονται δημόσια και θα υποβάλλουν προσφορές, εκτός εάν εξαιρούνται σύμφωνα με την 18A:64A-25.5 ή άλλη νομοθεσία και θα συμμορφώνονται με την Πολιτική Play-to-Play 6.4. Ο Διευθυντής Συμβάσεων και Προμηθειών θα προετοιμάσει τις προδιαγραφές των προσφορών ή ένα αίτημα υποβολής προτάσεων, ανάλογα με την περίπτωση, με τον Διευθυντή του Τμήματος και/ή τον Οικονομικό Διευθυντή ή τον εξουσιοδοτημένο. Οι προμήθειες που εξαιρούνται από προσφορές (εξαιρουμένων των επαγγελματικών υπηρεσιών) εξακολουθούν να απαιτούν την υποβολή πολλαπλών προσφορών σύμφωνα με το NJSA 18A:64A-25.5.
   2. Η λίστα με τις εξαιρέσεις δημοσίων προσφορών βρίσκεται στο NJSA 18A:64A-25.5. και περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
      1. Επαγγελματικές υπηρεσίες;
      2. Έκτακτες Απροσδιόριστες Υπηρεσίες ("EUS") και προϊόντα που δεν μπορούν εύλογα να περιγραφούν από γραπτές προδιαγραφές, υπόκεινται, ωστόσο, σε διαδικασίες που συνάδουν με δημόσιους διαγωνισμούς όποτε είναι δυνατόν.
      3. Υλικά ή προμήθειες που δεν είναι διαθέσιμα από περισσότερους του ενός προμηθευτές, συμπεριλαμβανομένων, χωρίς περιορισμό, υλικών ή προμηθειών που έχουν κατοχυρωθεί με δίπλωμα ευρεσιτεχνίας ή πνευματικά δικαιώματα·
      4. Εργασίες που εκτελούνται από υπαλλήλους της HCCC.
      5. Εκτύπωση νομικών ειδοποιήσεων και εγγράφων που χρησιμοποιούνται σε νομικές διαδικασίες.
      6. Διδακτικά βιβλία, υλικό βιβλιοθήκης και εξειδικευμένες υπηρεσίες βιβλιοθήκης.
      7. Προμήθειες και υπηρεσίες τροφίμων, συμπεριλαμβανομένων προμηθειών τροφίμων και συμβάσεων διαχείρισης για φοιτητικά κέντρα, τραπεζαρίες και καφετέριες.
      8. Υπηρεσίες που παρέχονται από δημόσια επιχείρηση κοινής ωφέλειας που υπόκειται στη δικαιοδοσία του Συμβουλίου Υπηρεσιών κοινής ωφέλειας (BPU), σύμφωνα με τιμολόγια και χρονοδιαγράμματα χρεώσεων που έχουν εγκριθεί από την BPU·
      9. Σέρβις επισκευής εξοπλισμού εάν έχει τη φύση του EUS, συμπεριλαμβανομένων των απαραίτητων ανταλλακτικών.
      10. Εξειδικευμένα μηχανήματα ή εξοπλισμός τεχνικής φύσης που δεν θα επιτρέπουν ευλόγως την κατάρτιση προδιαγραφών και την προμήθεια τους, χωρίς διαφήμιση προς το δημόσιο συμφέρον.
      11. Ασφάλειες, συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών κάλυψης και παροχής συμβουλών, οι οποίες προμηθεύονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις για EUS·
      12. Δημοσίευση νομικών ανακοινώσεων σε εφημερίδες, όπως απαιτείται από το νόμο.
      13. Απόκτηση αντικειμένων ή άλλων αντικειμένων μοναδικού εγγενούς, καλλιτεχνικού ή ιστορικού χαρακτήρα.
      14. Είσπραξη οφειλόμενων ποσών για φοιτητικά δάνεια, συμπεριλαμβανομένων, χωρίς περιορισμό, ομοσπονδιακών φοιτητικών δανείων.
      15. Επαγγελματικές συμβουλευτικές υπηρεσίες;
      16. Ψυχαγωγία, συμπεριλαμβανομένων χωρίς περιορισμό θεατρικών παρουσιάσεων, συναυλιών συγκροτημάτων και άλλων, ταινιών και άλλων οπτικοακουστικών παραγωγών.
      17. Συμβάσεις που χρησιμοποιούν κεφάλαια που δημιουργούνται από δίδακτρα φοιτητικών δραστηριοτήτων που χρεώνονται ή συγκεντρώνονται από φοιτητές, που δεν βρίσκονται υπό τον άμεσο έλεγχο του κολεγίου και δαπανώνται από φοιτητικές οργανώσεις.
      18. Εκτύπωση, συμπεριλαμβανομένων χωρίς περιορισμούς, καταλόγων, επετηρίδων και ανακοινώσεων μαθημάτων.
      19. Παροχή αγαθών ή υπηρεσιών για χρήση, υποστήριξη ή συντήρηση ιδιόκτητου υλικού υπολογιστή, περιφερειακών λογισμικού και ανάπτυξης συστήματος για το υλικό.
      20. Πρόσληψη προσωπικού και διαφήμιση, συμπεριλαμβανομένης χωρίς περιορισμό διαφήμισης για εγγραφή φοιτητών·
      21. Εκπαιδευτικά είδη, βιβλία, ρούχα κ.λπ. που αγοράζονται από βιβλιοπωλείο κολεγίων κομητείας ή από εταιρεία παροχής υπηρεσιών ή διαχείρισης βάσει σύμβασης με κολέγιο της κομητείας για τη λειτουργία ενός κολεγιακού βιβλιοπωλείου κομητείας.
      22. Αγορά ή ενοικίαση καλυμμάτων και φορεμάτων αποφοίτησης και απονομής πιστοποιητικών ή πλακών.
      23. Έξοδα για ταξίδια ή συνέδρια.
      24. Αντικείμενα που διατίθενται από πωλητές με κόστος χαμηλότερο από την κρατική συμβατική τιμή για το ίδιο προϊόν ή υπηρεσία, που πληροί ή υπερβαίνει τους όρους ή τις προϋποθέσεις της κρατικής σύμβασης.
      25. Αγορές που πραγματοποιήθηκαν ή πραγματοποιήθηκαν με τις Ηνωμένες Πολιτείες, την Πολιτεία του Νιου Τζέρσεϊ, μια κομητεία ή δήμο ή οποιοδήποτε συμβούλιο, φορέα ή αξιωματούχο, υπηρεσία ή αρχή ή οποιαδήποτε άλλη πολιτεία ή υποδιαίρεση αυτών.
   3. Πρόσθετες εξαιρέσεις στη δημόσια προσφορά περιλαμβάνουν τη χρήση κρατικών συμβάσεων (NJSA 18A:64A-25.9), την κοινή αγορά με άλλα κολέγια κομητείας, δήμους ή νομούς εντός των οποίων βρίσκεται το κολέγιο της κομητείας, ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης ή άλλες διοικητικές μονάδες σύμφωνα με ο Τοπικός Νόμος για τις Δημόσιες Συμβάσεις (NJSA 18A:64A-25.10),
      συστήματα συνεταιριστικής τιμολόγησης που έχουν θεσπιστεί σύμφωνα με τους νόμους του Νιου Τζέρσεϋ (NJSA 18A:64A-25.11a (α)) και εθνικά αναγνωρισμένες και αποδεκτές συμφωνίες συνεταιριστικών αγορών (NJSA 18A:64A-25.11a (β)).
   4. Θα πρέπει να εξεταστεί το ενδεχόμενο μιας Δίκαιης και Ανοιχτής Διαδικασίας για προμήθειες που εξαιρούνται από προσφορά για να αποφευχθεί η ανάγκη απόκτησης Πιστοποιητικού Γνωστοποίησης Επιχειρηματικής Οντότητας.
   5. Τρίτοι που συντάσσουν ή βοηθούν στην προετοιμασία των προδιαγραφών προσφοράς ή αιτήματος για προτάσεις δεν είναι επιλέξιμοι να υποβάλουν προσφορά ή να υποβάλουν πρόταση για την ίδια σύμβαση.
   6. Η ανάθεση της σύμβασης από το κοινό που απαιτεί δημόσια διαφήμιση για τις προσφορές θα ανατεθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο στον πλειοδότη με τη χαμηλότερη ευθύνη. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Επαγγελματικές υπηρεσίες:
      1. Σύμφωνα με το NJSA 18A:64A-25.5 (α) (1), οι συμβάσεις των οποίων το αντικείμενο συνίσταται σε επαγγελματικές υπηρεσίες εξαιρούνται από το δημόσιο διαγωνισμό.
      2. Σύμφωνα με το NJSA 18A:64A-25.19, δεν απαιτούνται πολλαπλές προσφορές για επαγγελματικές συμβάσεις υπηρεσιών.
      3. Δεν απαιτείται BEDC εάν χρησιμοποιείται μια δίκαιη και ανοιχτή διαδικασία για την σύναψη σύμβασης επαγγελματικής υπηρεσίας.
      4. Οι Επαγγελματικές Υπηρεσίες ορίζονται ως «οι υπηρεσίες που παρέχονται ή παρέχονται από άτομο εξουσιοδοτημένο από το νόμο να ασκεί αναγνωρισμένο επάγγελμα και του οποίου η άσκηση ρυθμίζεται από το νόμο και η παροχή των οποίων απαιτεί γνώσεις προηγμένου τύπου σε ένα πεδίο μάθησης που αποκτάται από παρατεταμένο επίσημο επάγγελμα μάθημα εξειδικευμένης διδασκαλίας και σπουδών που διακρίνεται από τη γενική ακαδημαϊκή διδασκαλία, μαθητεία ή κατάρτιση. Ως επαγγελματικές υπηρεσίες νοούνται επίσης υπηρεσίες που παρέχονται κατά την εκτέλεση έργου που έχει πρωτότυπο και δημιουργικό χαρακτήρα σε αναγνωρισμένο τομέα καλλιτεχνικής προσπάθειας».
   8. Αγορές έκτακτης ανάγκης:
      1. Σύμφωνα με το NJSA 18A:64A-25.6, οποιαδήποτε αγορά μπορεί να γίνει, να διαπραγματευτεί ή να ανατεθεί από το Κολλέγιο χωρίς δημόσια διαφήμιση για προσφορές, όταν μια έκτακτη ανάγκη που επηρεάζει την υγεία, την ασφάλεια ή την ευημερία των ενοίκων του κολεγιακού ακινήτου απαιτεί την άμεση παράδοση των υλικών ή προμήθειες ή την εκτέλεση της εργασίας.
      2. Μια γραπτή απαίτηση για την αγορά, από τον υπάλληλο του κτιρίου, της εγκατάστασης ή του εξοπλισμού όπου συνέβη η έκτακτη ανάγκη, υποβάλλεται στον Διευθυντή Συμβάσεων και Προμηθειών, περιγράφοντας τη φύση της έκτακτης ανάγκης, τον χρόνο της εμφάνισής της και την ανάγκη για επίκληση της εξαίρεσης αγοράς έκτακτης ανάγκης. Ο Πρόεδρος και ο Διευθυντής Συμβάσεων και Προμηθειών εξουσιοδοτούνται να αναθέσουν μια σύμβαση για την αγορά εάν ο Διευθυντής είναι ικανοποιημένος ότι υπάρχει η έκτακτη ανάγκη.
      3. Κατά την παράδοση του έργου, των υλικών ή των προμηθειών, ο ανάδοχος δικαιούται να πληρωθεί και το Κολλέγιο υποχρεούται για την
      4. Δεν απαιτούνται πολλές προσφορές για αγορές έκτακτης ανάγκης.
   9. Για την αίτηση αγοράς απαιτείται η έγκριση του Προϊσταμένου Γραφείου/Μονάδας, του Αντιπροέδρου του Τμήματος, του Οικονομικού Διευθυντή ή του Διευθυντή.
7. Εκτέλεση Συμβάσεων
   1. Όλες οι συμβάσεις θα διαβιβάζονται στον Διευθυντή Συμβάσεων και Προμηθειών για επανεξέταση σε συνεργασία με τον Νομικό Σύμβουλο του Κολλεγίου. Στη συνέχεια, οι συμβάσεις εξετάζονται από τον Οικονομικό Διευθυντή και προωθούνται στον Πρόεδρο ή στον/στην εκπρόσωπό του/της για υπογραφή.
   2. Οι Προϊστάμενοι Γραφείων/Μονάδων δεν είναι εξουσιοδοτημένοι να εκτελούν
   3. Ο Διευθυντής Συμβάσεων και Προμηθειών μπορεί να εκτελεί συμβάσεις που υπάγονται στην εξουσία του Διευθυντή που εκδίδονται από το Διοικητικό Συμβούλιο (συμβάσεις κάτω από το όριο προσφοράς).
   4. Ο Πρόεδρος, ο Οικονομικός Διευθυντής και/ή ο Διευθυντής Συμβάσεων και Προμηθειών απαιτείται έγκριση για την αίτηση αγοράς.
8. Εξοπλισμός Υπολογιστών – Υλικό και Λογισμικό
   1. Ο CIO θα συνεργαστεί με τον Διευθυντή Συμβάσεων και Προμηθειών για την απόκτηση όλων των αιτημάτων εξοπλισμού ITS για το Κολλέγιο.
   2. Ένα έντυπο αιτιολόγησης εξοπλισμού πρέπει να συμπληρωθεί και να εγκριθεί από όλα τα μέρη. Μετά την έγκριση του εντύπου αιτιολόγησης, το Τμήμα πρέπει να συμπληρώσει μια αίτηση.
   3. Η εντολή αγοράς θα εκδοθεί με την έγκριση της αίτησης και θα προωθηθεί στον πωλητή.
   4. Το τμήμα πληροφορικής θα λάβει, θα διαμορφώσει και θα εγκαταστήσει τον εξοπλισμό.
   5. Για την αίτηση αγοράς απαιτείται ο Αντιπρόεδρος του Τμήματος, ο CFO, ο CIO ή/και ο Διευθυντής Συμβάσεων και Προμηθειών.
9. Διαφορετικότητα προμηθευτών
   1. Διαφήμιση για Προσφορές και Αίτηση Υποβολής Προτάσεων («RFP»)
      1. Το τμήμα αγορών διαφημίζει προσφορές και αιτήματα για προτάσεις στον ιστότοπο του Κολλεγίου για όλες τις τοπικές και διαφορετικές επιχειρήσεις στη δίκαιη και ανοιχτή υποβολή προσφορών
      2. Ειδοποιήσεις αγορών Επιχειρήσεις που ανήκουν σε γυναίκες (WBE), επιχειρήσεις μειονότητας (MBE), επιχειρήσεις βετεράνων (VBE ή VOSB), επιχειρήσεις που ανήκουν σε οικονομικά μειονεκτούντα άτομα (DBE) και επιχειρήσεις που ανήκουν σε LGBT άτομα (LGBTBE) όταν υποβάλλονται προσφορές διατίθεται για τη διασφάλιση ποικίλων υποβολών.
      3. Αξιολογεί προσφορές για να διασφαλίσει ότι πληρούνται οι προδιαγραφές για άτομα με αναπηρία.
      4. Διερευνήστε εάν οι υποβληθέντες προμηθευτές ισχύουν για μια ομάδα Διαφορετικότητας προμηθευτών.
   2. Ομαδική δέσμευση Diversity
      1. Δίνει προτεραιότητα σε διάφορους προμηθευτές που επαληθεύονται από κρατικές συμβάσεις και συνεταιρισμούς.
      2. Ο Διευθυντής ή Συμβάσεις και Προμήθειες εμπλέκεται σε πολλές ομάδες διαφοροποίησης, καθώς και σε κοινές ομάδες αγορών, για τη λήψη πληροφοριών για διάφορες εταιρείες διαφορετικών εθνοτήτων για τη διαφοροποίηση της αγοραστικής δύναμης.
      3. Συνεχίστε να γίνετε μέλος στο Συμβούλιο Διαφορετικότητας Προμηθευτών Μειονοτήτων Νέας Υόρκης/Νιού Τζέρσεϊ, το οποίο παρέχει καταλόγους πιστοποιημένων προμηθευτών μειοψηφίας.
      4. Οι πωλητές συναντήθηκαν παρακολουθώντας διάφορα συνέδρια, σεμινάρια και εργαστήρια που επικεντρώνονται στην ποικιλομορφία των προμηθευτών, σε συνδυασμό με το τμήμα Diversity Equity and Inclusion, τους οργανισμούς Hudson County, Jersey City και State Diversity.

Επιστροφή στην Policies and Procedures