Λογιστική – Διαδικασία Αποζημίωσης Ταξιδίου

 

Λογιστήριο Διαδικασία Αποζημίωσης Ταξιδίου

Ι. Εισαγωγή

Ο σκοπός αυτής της διαδικασίας ταξιδιού είναι να ορίσει τις βασικές κατευθυντήριες γραμμές για όλο το προσωπικό, που ορίζεται ως υπάλληλοι της Πολιτείας του Νιου Τζέρσεϊ όταν ταξιδεύουν για τις επίσημες δραστηριότητες του Κοινοτικού Κολλεγίου της Κομητείας Χάντσον («Κολλέγιο»). Ο σκοπός αυτής της διαδικασίας είναι ο μεμονωμένος ταξιδιώτης να μην κερδίζει ούτε να χάνει προσωπικά κεφάλαια ενώ ταξιδεύει σε επίσημες δραστηριότητες του Κολλεγίου. Όλα τα ταξίδια με επιστροφή χρημάτων πρέπει να εγκρίνονται πριν από οποιοδήποτε ταξίδι. Όλα τα εγκεκριμένα ταξίδια πρέπει να είναι απαραίτητα για την επίτευξη των στόχων ή την εκπλήρωση των αρμοδιοτήτων ενός συγκεκριμένου τμήματος και πρέπει να διεξάγονται με τον πιο οικονομικό και πρακτικό τρόπο για το Κολλέγιο.

  1. Η πολιτική του Κολλεγίου είναι να αποζημιώνει τους υπαλλήλους για εύλογα και απαραίτητα έξοδα που πραγματοποιούνται σε σχέση με εγκεκριμένα επαγγελματικά ταξίδια.
  2. Ένας υπάλληλος που χρειάζεται να ταξιδέψει για επαγγελματικούς λόγους που σχετίζονται με το Κολλέγιο, αφού λάβει προκαταρκτική έγκριση από τον Επόπτη του υπαλλήλου, θα συμπληρώσει ένα Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου (εάν τα έξοδα ταξιδιού αναμένεται να υπερβούν τα 100 $) και, εάν χρειάζεται, ένα Έντυπο Αίτησης Επιταγής. Ο σκοπός του ταξιδιού και ο αριθμός λογαριασμού για τις πηγές χρηματοδότησης που είναι διαθέσιμες για την κάλυψη του κόστους του ταξιδιού, θα πρέπει να αναφέρονται στα κατάλληλα έντυπα όπου ζητείται.
  3. Τα έντυπα πρέπει να υπογράφονται από τον προϊστάμενο του υπαλλήλου και τον αρμόδιο κοσμήτορα ή τον εκτελεστικό υπάλληλο πριν από το ταξίδι. Αυτές οι υπογραφές υποδεικνύουν την έγκριση του αιτήματος ταξιδιού του υπαλλήλου και τη διαθεσιμότητα κεφαλαίων του Κολλεγίου. Για ταξίδια διαχειριστών και εκτελεστικών στελεχών, τα έντυπα πρέπει να εγκρίνονται από τον Πρόεδρο.
  4. Όταν ολοκληρωθεί το ταξίδι, πρέπει να συμπληρωθεί ένα Έντυπο Αποζημίωσης Ταξιδίου μαζί με το Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου (εάν χρειάζεται) και να επισυναφθούν όλες οι κατάλληλες αποδείξεις. Ο υπάλληλος υποβάλλει τα έντυπα και τις αποδείξεις στο Λογιστήριο για επεξεργασία. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο τελικός αναθεωρητής/εγκρίτης για όλα τα έντυπα επιστροφής εξόδων ταξιδιού.
  5. Ισχύουν τα ακόλουθα επιδόματα αποζημίωσης:

ένα. Επίδομα γεύματος – συμπεριλαμβανομένων των φιλοδωρημάτων, το κολέγιο επιτρέπει την ομοσπονδιακή τιμή ανά ημέρα όπως εφαρμόζεται από τη Γενική Διοίκηση Υπηρεσιών («GSA»). Οι αποδείξεις πρέπει να υποστηρίζουν δαπάνες. Δεν θα πρέπει να υπάρχει αίτημα για επιστροφή χρημάτων για τυχόν έξοδα γευμάτων που περιλαμβάνονται στα τέλη εγγραφής σε συνέδρια ή σωματεία. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις τιμές με βάση την τοποθεσία, ανατρέξτε στις οδηγίες στη διεύθυνση https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
 
σι. Auto Allowance – εάν η χρήση του προσωπικού αυτοκινήτου του εργαζομένου απαιτείται λόγω τοπικών ή κοντινών ταξιδιών, ο εργαζόμενος θα αποζημιωθεί με την ανάλογη χιλιομετρική τιμή, συν διόδια και χώρο στάθμευσης, με απόδειξη της απόστασης μετακίνησης και την παραλαβή των εξόδων. Ο ισχύων συντελεστής χιλιομέτρων είναι συνήθως ο συντελεστής που έχει εγκριθεί από την IRS.

ντο. Αποδείξεις – απαιτούνται για όλες τις επιστροφές εξόδων. Καμία δαπάνη δεν επιστρέφεται χωρίς αποδείξεις.

6. Πριν από την υποβολή του Έντυπου Αποζημίωσης Ταξιδίου στο Λογιστήριο, ο υπάλληλος υποβάλλει το έντυπο και τα δικαιολογητικά στον προϊστάμενο του εργαζομένου και στον αρμόδιο Κοσμήτορα ή Εκτελεστικό Σύμβουλο για έγκριση και επιβεβαίωση ότι οι αιτούμενες ανταποδοτικές δαπάνες είναι εντός των ορίων και των αποζημιώσεων του το Κολλέγιο. Είναι σημαντικό ο Προϊστάμενος ενός εργαζομένου να εξετάζει και να εγκρίνει το αίτημα αποζημίωσης μόνο για «εύλογα και απαραίτητα» έξοδα. Ο Επόπτης είναι επιφορτισμένος με τη χρήση επιχειρηματικής κρίσης εάν υποβληθεί για έγκριση ένα συγκεκριμένο στοιχείο που δεν αναφέρεται στην πολιτική ή τη διαδικασία.

7. Τα έντυπα Αίτησης Ταξιδίου (Παράρτημα Α) και Αποζημίωσης Ταξιδίου (Παράρτημα Β) είναι διαθέσιμα στην Πύλη του Κολλεγίου Οικονομικών.

II. Εγκρίσεις

Αυτή η διαδικασία καλύπτει όλους τους διοικητικούς υπαλλήλους, τη σχολή και το προσωπικό, καθώς και άλλους εξουσιοδοτημένους να ταξιδεύουν για λογαριασμό του Κολλεγίου. Η συμμόρφωση με αυτή τη διαδικασία είναι ευθύνη του ατόμου που ταξιδεύει για τις εργασίες του Κολλεγίου. Αυτή η διαδικασία ισχύει για όλα τα ταξίδια ανεξάρτητα από την πηγή κεφαλαίων.

Εάν η επιστροφή εξόδων ταξιδιού προέρχεται από επιχορήγηση ή σύμβαση, ο εργαζόμενος πρέπει να λάβει προηγούμενη έγκριση από το Grants Τμήμα Λογιστηρίου Γραφείου ή Κολλεγίου προκειμένου να διαπιστωθεί ότι όλα τα αναμενόμενα έξοδα ταξιδίου θα επιτραπούν για αποζημίωση σύμφωνα με τους όρους της επιχορήγησης ή της σύμβασης.

Τα μέλη του προσωπικού που ταξιδεύουν για επίσημες εργασίες του Κολλεγίου αναμένεται να επιδεικνύουν την ίδια προσοχή στην επιβάρυνση των δαπανών που θα ασκούσε ένα συνετό άτομο εάν ταξίδευε για προσωπική εργασία με δικά του έξοδα. Οι δαπάνες για εγκεκριμένα ταξίδια επιστρέφονται μόνο σύμφωνα με αυτές τις διαδικασίες ταξιδιού του Κολλεγίου.

Α. Ταξιδιωτικές Εγκρίσεις
Όλα τα ταξίδια σε συνέδρια, συνέδρια, εκπαίδευση προσωπικού, εργαστήρια και σεμινάρια απαιτούν προηγούμενη έγκριση σύμφωνα με αυτή τη διαδικασία.

Β. Επιτρεπόμενα Έξοδα
Τα έξοδα ταξιδιού επιστροφής εξόδων περιορίζονται σε εκείνα τα έξοδα που είναι απαραίτητα για τη διεκπεραίωση των επίσημων εργασιών του Κολλεγίου. Θα επιστραφούν μόνο τα πραγματικά και απαραίτητα έξοδα που συνεπάγεται η συνήθης άνεση του ταξιδιώτη κατά την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων του. Τα επαγγελματικά έξοδα πρέπει να είναι λογικά και απαραίτητα. Επιτρέπεται η επιστροφή χρημάτων για φιλοδωρήματα, φιλοδωρήματα και παρόμοιες χρεώσεις, υπό την προϋπόθεση ότι τα καταβληθέντα ποσά είναι εντός των κανονικών αναγνωρισμένων προτύπων.  

Γ. Έκτακτες δαπάνες
Αιτήματα για επιστροφή εξόδων έκτακτων ή ασυνήθιστων εξόδων που είτε δεν θα μπορούσαν να είχαν προβλεφθεί πριν από το ταξίδι, είτε που υπερβαίνουν τις μέγιστες επιτρεπόμενες τιμές, υπόκεινται σε έγκριση πριν από την επιστροφή. Πρέπει να συμπληρωθεί μια γραπτή αιτιολόγηση στο Έντυπο Αποζημίωσης Ταξιδίου που να εξηγεί τις περιστάσεις που απαιτούν τα έξοδα, μαζί με όλα τα κατάλληλα δικαιολογητικά, τα οποία πρέπει να αποστέλλονται απευθείας στον αρμόδιο προϊστάμενο του Τμήματος, τον Κοσμήτορα ή τον Αντιπρόεδρο για έγκριση. Ο Πρόεδρος πρέπει να εγκρίνει έκτακτες καταστάσεις για εκτελεστικά στελέχη ή διαχειριστές. Η τεκμηριωμένη έγκριση θα πρέπει στη συνέχεια να επισυναφθεί στα ισχύοντα έντυπα και να υποβληθεί στη Λογιστική για αποζημίωση. 

Δ. Ειδικοί Όροι
Οι εργαζόμενοι που έχουν ειδικές ταξιδιωτικές ανάγκες που δεν καλύπτονται ρητά σε αυτές τις πολιτικές θα πρέπει να επικοινωνήσουν με τον αρμόδιο προϊστάμενο του Τμήματος, τον Κοσμήτορα ή τον Αντιπρόεδρο για έγκριση και με τον Πρόεδρο του Κολλεγίου εάν είναι απαραίτητο.

III. Επεξεργάζομαι, διαδικασία

Α. Η Διαδικασία Έγκρισης

  1. Ένας υπάλληλος που χρειάζεται να ταξιδέψει για επαγγελματικούς λόγους που σχετίζονται με το Κολλέγιο πρέπει, αφού λάβει τη σύμφωνη γνώμη του προϊσταμένου του/της, να συμπληρώσει ένα Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου.
  2. Ένα Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου (Έκθεση Α) πρέπει να συμπληρωθεί από το μέλος του προσωπικού για έγκριση από τον Επόπτη και από τον αρμόδιο Κοσμήτορα ή Αντιπρόεδρο πριν από κάθε διανυκτέρευση και ενοικιαζόμενα οχήματα, ανεξαρτήτως τιμής. Ο Πρόεδρος πρέπει να εγκρίνει έντυπα για τα ταξίδια των διαχειριστών και των εκτελεστικών στελεχών.
  3. Καμία δαπάνη δεν θα επιστραφεί όταν ένα Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου έχει απορριφθεί ή απορριφθεί.
  4. Όταν δύο ή περισσότερα μέλη του προσωπικού αναμένεται να ταξιδέψουν για τον ίδιο σκοπό, κάθε άτομο πρέπει να υποβάλει ξεχωριστό Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου. Άλλα μέλη του προσωπικού που ταξιδεύουν για τον ίδιο σκοπό πρέπει να αναφέρονται στο έντυπο.
  5. Το εγκεκριμένο ποσό επιστροφής μπορεί να περιοριστεί σε ένα σταθερό ποσό κατά την κρίση του Κοσμήτορα, του Αντιπροέδρου ή του Προέδρου.

B. Προετοιμασία και διανομή της φόρμας αίτησης ταξιδιού

  1. Ο υπάλληλος συντάσσει το Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου και το υποβάλλει στον Προϊστάμενό του για έγκριση.
  2. Εάν εγκριθεί από τον Επόπτη, ο Επόπτης διαβιβάζει το έντυπο στον Κοσμήτορα ή στο μέλος του Υπουργικού Συμβουλίου, ανάλογα με την περίπτωση.
  3. Εάν εγκριθεί από τον Κοσμήτορα ή το Μέλος του Υπουργικού Συμβουλίου, ο Κοσμήτορας ή το μέλος του Υπουργικού Συμβουλίου υποβάλλει το έντυπο στο Γραφείο Επιχειρήσεων για επικύρωση από τον Υπεύθυνο Λογαριασμών και/ή τον Λογιστή Επιχορήγησης, κατά περίπτωση.

C. Εκπαίδευση προσωπικού

Η εκπαίδευση του προσωπικού που ζητείται για τη βελτίωση των δεξιοτήτων ενός υπαλλήλου, τη διατήρηση των σύγχρονων δεξιοτήτων στις τεχνολογικές εξελίξεις ή/και την απόκτηση γνώσεων/νέων πληροφοριών, απαιτεί προέγκριση από τον προϊστάμενο του μέλους του προσωπικού. Εάν πρόκειται για ταξίδι, πρέπει επίσης να ετοιμαστεί και να υποβληθεί για έγκριση σύμφωνα με αυτή τη διαδικασία ένα Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου. Όπως σημειώθηκε παραπάνω, απαιτείται Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου για ενοικίαση οχημάτων και διανυκτέρευση, ανεξαρτήτως κόστους.

V. Μεταφορές

Όπου είναι εφικτό, οι ταξιδιώτες αναμένεται να χρησιμοποιούν τα πιο οικονομικά μέσα μεταφοράς. Τα διοικητικά ταξίδια μπορεί να περιλαμβάνουν τη χρήση ενός ιδιωτικού ή νοικιασμένου οχήματος που ανήκει στο Κολλέγιο, ενός δημόσιου μεταφορέα, ενός ταξί ή μιας υπηρεσίας αυτοκινήτου.

Α. Κολλεγιακά Οχήματα
Τα κολεγιακά οχήματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο για ταξίδια που σχετίζονται με το Κολλέγιο και όχι για προσωπική χρήση, εκτός εάν εγκριθεί ειδικά από το Διοικητικό Συμβούλιο. Οι χειριστές πρέπει να συμμορφώνονται με όλους τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς για τα οχήματα, να διαθέτουν έγκυρη άδεια οδήγησης και να είναι προσωπικά υπεύθυνοι για πρόστιμα για όλες τις παραβάσεις οχημάτων και τις κινητικές παραβάσεις που προκύπτουν κατά τη διάρκεια ή ως αποτέλεσμα της χρήσης του οχήματος του Κολλεγίου. 
Οι διευθετήσεις για την κράτηση και την παραλαβή των οχημάτων του Κολλεγίου πρέπει να γίνονται με τις Εγκαταστάσεις του Κολλεγίου ή το Γραφείο Ασφαλείας. Το Γραφείο Ασφαλείας διατηρεί μια λίστα με εξουσιοδοτημένους οδηγούς για οχήματα του Κολλεγίου. Τα έκτακτα έξοδα (π.χ. επισκευή ελαστικών, επισκευή εξαρτημάτων οχήματος) κατά τη χρήση του οχήματος του Κολλεγίου επιστρέφονται υπό την προϋπόθεση ότι υποβάλλονται και εγκρίνονται επαρκείς γραπτές εξηγήσεις και αποδείξεις.  

Β. Ιδιόκτητα Οχήματα
Τα μέλη του προσωπικού που χρησιμοποιούν ιδιόκτητα οχήματα για επίσημες εργασίες θα αποζημιωθούν για τα χιλιόμετρα με το ποσοστό που καθορίζεται από την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS). Τα έξοδα για διόδια και τέλη στάθμευσης θα επιστραφούν με το κόστος που προέκυψε. 

Γ. Ενοικιαζόμενα Οχήματα
Ορισμένες ασυνήθιστες περιστάσεις, όπως η μη διαθεσιμότητα των μέσων μαζικής μεταφοράς ή η μη εφικτότητα άλλων τρόπων μετακίνησης, ενδέχεται να απαιτούν την ενοικίαση οχήματος. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ανεξαρτήτως κόστους, ο εργαζόμενος πρέπει να παρέχει γραπτή αιτιολόγηση για τη χρήση ενοικιαζόμενου οχήματος στο Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου πριν από την ημερομηνία ταξιδιού. Η αιτιολόγηση αναφέρει την ανάγκη για ενοικίαση, παρέχει λόγους για τους οποίους δεν είναι διαθέσιμη ή εφικτή η χρήση άλλης μεταφοράς και περιλαμβάνει το εκτιμώμενο συνολικό κόστος. Η έγκριση, εάν χορηγηθεί, περιορίζεται στην ενοικίαση οχήματος οικονομίας ή μεσαίου μεγέθους. Τα ενοικιαζόμενα οχήματα δεν πρέπει να έχουν μεγαλύτερο κόστος από τις ισχύουσες τιμές της αγοράς και τα πρωτότυπα αντίγραφα των ενδείξεων του χιλιομετρητή της συμφωνίας ενοικίασης στο σημείο προέλευσης και στο σημείο επιστροφής, καθώς και η απόδειξη πληρωμής, πρέπει να επισυνάπτονται στο ταξιδιωτικό κουπόνι προκειμένου να γίνει αυτό το κόστος να επιστραφεί. 

Δ. Δημόσιοι Μεταφορείς
Το ταξίδι από και προς τον προορισμό πρέπει να γίνεται με την πιο άμεση και οικονομική διαδρομή. Η αποζημίωση βασίζεται στο πραγματικό κόστος ταξιδιού από δημόσιο αερομεταφορέα (π.χ. τρένο, λεωφορείο, αεροπλάνο). Για ταξίδια με τρένο και αεροπλάνο απαιτούνται πρωτότυπες αποδείξεις. Το λεωφορείο ή η οικονομική θέση θα χρησιμοποιηθεί για ταξίδια με αεροπλάνο και τρένο.

Ε. Υπηρεσία Ταξί και Αυτοκινήτων Αεροδρομίου
Επιτρέπονται οι απαραίτητες χρεώσεις ταξί, αλλά μόνο όταν η δημόσια συγκοινωνία δεν είναι άμεσα διαθέσιμη, πρακτική ή σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Τακτικά προγραμματισμένα δρομολόγια αυτοκινήτου μπορούν να χρησιμοποιηθούν από/προς το σπίτι ενός υπαλλήλου και το αεροδρόμιο και προς/από το αεροδρόμιο και τον προορισμό ταξιδιού όταν τα δημόσια μέσα μεταφοράς δεν είναι διαθέσιμα ή πρακτικά και μόνο εάν η υπηρεσία αυτοκινήτου είναι λιγότερο δαπανηρή από ένα ταξί. 

VI. Συνέδρια, Συνέδρια, Εκπαιδεύσεις Προσωπικού, Εργαστήρια

Α. Ορισμός: Τα ταξίδια συνεδρίων και τα ταξίδια συνεδρίων ορίζονται ως ταξίδια που δεν σχετίζονται άμεσα με τα καθήκοντα και τις ευθύνες του εργαζομένου, αλλά το οποίο αναλαμβάνεται για:

    1. Η ενίσχυση των επαγγελματικών δεξιοτήτων.
    2. Η ανταλλαγή πληροφοριών, ιδεών και μεθοδολογίας.
    3. Προβολή της εικόνας του Κολλεγίου.

Τα ταξίδια εκτός των Ηνωμένων Πολιτειών, ανεξάρτητα από το κόστος, απαιτούν έγκριση του Κοσμήτορα, του Αντιπροέδρου του Τμήματος και του Προέδρου του Κολλεγίου. 

Β. Έξοδα: Για συνέδρια, συνέδρια, εκπαιδεύσεις προσωπικού, εργαστήρια, σεμινάρια κατάρτισης και για ταξίδια άνω των 24 ωρών που απαιτούν διανυκτέρευση (συμπεριλαμβανομένων των καταστάσεων στις οποίες μια συμφωνία πακέτου περιλαμβάνει διαμονή και γεύματα ως αναπόσπαστο μέρος των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων), η επιτρεπόμενη ( GSA) οι επιστροφές ημερήσιων εξόδων (ανά συνδικαλιστική σύμβαση) περιορίζονται στις πραγματικές εύλογες δαπάνες. 

Γ. Ημερήσιες εκδρομές: Τα γεύματα για μονοήμερες εκδρομές που δεν περιλαμβάνουν διανυκτέρευση δεν επιστρέφονται εκτός από περιπτώσεις όπου το ταξίδι μπορεί να είναι σε τοποθεσίες όπου το κόστος φαγητού υπερβαίνει εκείνο στο Κολλέγιο ή κοντά στο Κολλέγιο ή όπου η διάρκεια μιας ημερήσιας εκδρομής υπερβαίνει ένα τυπική εργάσιμη ημέρα.

Δ. Έξοδα διαμονής: Οι δαπάνες επιστρέφονται πλήρως για διαμονή και γεύματα που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων μιας διάσκεψης, συνέλευσης, εκπαίδευσης προσωπικού κ.λπ. Οι επιστροφές γευμάτων περιορίζονται στο Επίδομα Γευμάτων. Όταν η διαμονή δεν αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο της εκδήλωσης, οι εργαζόμενοι δικαιούνται αποζημίωση για ένα μονόκλινο standard δωμάτιο σε ξενοδοχείο business class. 

Ε. Τέλη εγγραφής: Τα τέλη εγγραφής για συνέδρια ή εργαστήρια επιστρέφονται. Για το τέλος εγγραφής πρέπει να υποβληθούν πρωτότυπες αποδείξεις πληρωμής. 

ΣΤ. Εξαιρούμενες Δαπάνες

    1. Αεροπορικά ταξίδια πρώτης κατηγορίας. Τέτοια καταλύματα επιτρέπονται μόνο όταν δεν είναι διαθέσιμα ή δεν είναι εφικτά φθηνότερα καταλύματα. Τα αεροπορικά ταξίδια πρώτης θέσης απαιτούν ειδική έγκριση του Προέδρου. 
    2. Δαπάνες προσωπικής φύσης, όπως υπηρεσία παρκαδόρου, ψυχαγωγία, αλκοολούχα ποτά και άλλες χρεώσεις παρόμοιας φύσης.
    3. Πρόστιμα που επιβάλλονται για παραβάσεις στάθμευσης, μετακίνησης ή οποιεσδήποτε δαπάνες που σχετίζονται με παραβιάσεις της ισχύουσας νομοθεσίας κατά την οδήγηση προσωπικού, οχήματος που ανήκει στο Κολλέγιο ή ενοικίασης.
    4. Σε περίπτωση που για προσωπική διευκόλυνση του ταξιδιώτη ή μέσω της λήψης άδειας, προκύπτει διακοπή του ταξιδιού ή παρέκκλιση από την πιο ακριβή διαδρομή, η αποζημίωση που επιτρέπεται να μην υπερβαίνει το κόστος της πιο οικονομικής διαδρομής. 
    5. Οι ξενοδοχειακές μονάδες σε επαγγελματικές τιμές που υπερβαίνουν την αγορά επιτρέπονται μόνο όταν άλλα καταλύματα δεν είναι διαθέσιμα ή δεν είναι πρακτικά λαμβάνοντας υπόψη το δρομολόγιο του υπαλλήλου. Για την αποζημίωση πρέπει να λαμβάνεται γραπτή αιτιολόγηση και έγκριση. Ο Πρόεδρος του Σώματος εγκρίνει αυτό το αίτημα.

VII. Υποψήφιοι Υπάλληλοι και Προσκεκλημένοι Ομιλητές

Τα έξοδα ταξιδιού των υποψήφιων υπαλλήλων και των προσκεκλημένων ομιλητών πρέπει να εγκρίνονται και να αποζημιώνονται υπό τους ίδιους όρους, περιορισμούς και απαιτήσεις των μελών του προσωπικού που ταξιδεύουν για τις εργασίες του Κολλεγίου, όπως ορίζονται σε αυτή τη διαδικασία. Ωστόσο, οι αποζημιώσεις ταξιδιού σε υποψήφιους υπαλλήλους και προσκεκλημένους ομιλητές είναι διακριτικές.

Η αποζημίωση για έξοδα μετακίνησης δεν θα εγκριθεί χωρίς την έγκριση του Διοικητικού Συμβουλίου.

Ο Κοσμήτορας, ο Προϊστάμενος του Τμήματος ή ο Πρόεδρος της Επιτροπής Αναζήτησης είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση του ατόμου σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες που διέπουν τα ταξίδια, ειδικά όσον αφορά τις καλυπτόμενες και εξαιρούμενες δαπάνες, και τον τρόπο λήψης αποζημίωσης για τα έξοδα ταξιδιού. Για τις επιτρεπόμενες δαπάνες, η διαδικασία έχει ως εξής:

  1. Μόλις προγραμματιστεί η συνέντευξη του υποψηφίου, ο Προϊστάμενος ή ο Πρόεδρος του Τμήματος θα πρέπει να προετοιμάσει ένα Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου για να λάβει την απαιτούμενη έγκριση. Το Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου πρέπει να αναφέρει τον τίτλο της θέσης που λαμβάνει συνέντευξη. 
  2. Μετά την έγκριση, ο Επικεφαλής του Τμήματος ή ο Πρόεδρος της Επιτροπής Αναζήτησης συμβουλεύει τον υποψήφιο να ζητήσει από οποιοδήποτε ξενοδοχείο ή άλλο πωλητή που παρέχει υπηρεσίες μεταφοράς, διαμονής ή φαγητού να χρεώσει απευθείας τον υποψήφιο. Κανένας υπάλληλος του Κολλεγίου δεν πρέπει να πληρώνει για υπηρεσίες που συνδέονται με τη διαμονή του υποψηφίου. Η αποζημίωση θα γίνει στον υποψήφιο εντός δύο (2) εβδομάδων από την υποβολή. 
  3. Ο Προϊστάμενος ή ο Πρόεδρος του Τμήματος θα λάβει αναλυτική λίστα με όλα τα έξοδα ταξιδίου με την υπογραφή του υποψηφίου. Η υποβολή αυτής της φόρμας πρέπει να γίνει άμεσα στο Γραφείο Επιχειρήσεων.
  4. Για κάθε υποψήφιο πρέπει να ετοιμαστεί ξεχωριστό τιμολόγιο και έντυπο παραγγελίας αγοράς. 

VIII. Αποζημίωση Ταξιδιωτικών Εξόδων

Ένα Κουπόνι Αποζημίωσης Ταξιδίου (Παράρτημα Β) πρέπει να συμπληρωθεί και να υποβληθεί εντός δύο (2) εβδομάδων μετά την ολοκλήρωση του συνεδρίου ή του ταξιδιού. Τα εγκεκριμένα κουπόνια εξόδων ταξιδιού θα πρέπει να υποβάλλονται στην ενότητα Λογαριασμοί πληρωτέοι του Business Office μαζί με όλες τις πρωτότυπες αποδείξεις και τα δικαιολογητικά (πιστοποιητικό/φύλλο σύνδεσης) για όλα τα έξοδα που ζητούνται για αποζημίωση.

  1. Οι κανονισμοί της IRS για τα ταξίδια προβλέπουν ότι τυχόν προκαταβολές ταξιδιού που δεν τεκμηριώνονται εντός εξήντα (60) ημερών από τη δαπάνη θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε φορολογητέο εισόδημα που αναφέρεται στο Έντυπο W-2 του ατόμου που έλαβε την προκαταβολή.
  2. Το κουπόνι επιστροφής χρημάτων πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:
    1. Ο δεκαψήφιος αριθμός λογαριασμού που χρεώνεται.
    2. Το όνομα και η διεύθυνση των ταξιδιωτών.
    3. Έντυπο εγκεκριμένου αιτήματος ταξιδιού (αν υπάρχει).
    4. Η ημερομηνία ταξιδιού, ο προορισμός, τα χιλιόμετρα, τα διόδια και άλλα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν. 
    5. Όπου τα έξοδα διαμονής μοιράζονται με άλλους, αυτό το γεγονός θα πρέπει να αναφέρεται στο κουπόνι. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η αποζημίωση περιορίζεται στο αναλογικό μερίδιο του ταξιδιώτη στο κόστος.
    6. Κόστος χιλιομέτρων: Μετατροπή για επαγγελματικούς σκοπούς πολλαπλασιαζόμενη επί το ποσοστό χιλιομέτρων/αποζημίωσης που ισχύει ανά μίλι. Επισυνάψτε χάρτες/οδηγίες Google ή παρόμοιο έγγραφο για να υποστηρίξετε τα χιλιόμετρα που διανύσατε. 
    7. Το κουπόνι πρέπει να εγκριθεί, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως.
    8. Μερική επιστροφή εξόδων ταξιδιού: Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα μέλη του προσωπικού ζητούν επιστροφή μόνο για ένα μέρος των εξόδων που πραγματοποιήθηκαν για ταξίδια. Σε τέτοιες περιπτώσεις, τα συνολικά έξοδα που πραγματοποιήθηκαν θα πρέπει να αναγράφονται στο κουπόνι, αλλά μόνο το πραγματικό ποσό που ζητήθηκε θα πρέπει να εισαχθεί στο μπλοκ "Σύνολο" και η φράση "Αίτηση επιστροφής χρημάτων μόνο" θα πρέπει να πληκτρολογηθεί/αναγραφεί στο σώμα του κουπονιού. 
    9. Τα κουπόνια που υποβάλλονται στους πληρωτέους λογαριασμούς που δεν συμμορφώνονται με τη διαδικασία αποζημίωσης που ορίζεται στο παρόν και/ή λείπουν πληροφορίες θα επιστραφούν στον αιτούντα για αναθεώρηση.
    10. Επιστρέφονται μόνο τα έξοδα ταξιδιού που υποβάλλονται με πρωτότυπα αντίγραφα των αποδείξεων. Οποιοδήποτε κουπόνι υποβάλλεται χωρίς τα απαραίτητα δικαιολογητικά ή αντίγραφα αποδείξεων θα επιστρέφεται στον συντάκτη για τη συμπλήρωση/υποβολή των απαιτούμενων δικαιολογητικών. 
    11. Οι αδιάθετες προκαταβολές μετρητών πρέπει να επιστραφούν στο Γραφείο Επιχειρήσεων σε μετρητά ή επιταγές εντός εξήντα (60) ημερών από την ολοκλήρωση του ταξιδιού. Οποιαδήποτε μη δαπανημένη προκαταβολή που δεν επιστραφεί εντός αυτής της χρονικής περιόδου θα αντιμετωπίζεται ως φορολογητέο εισόδημα που αναφέρεται στο Έντυπο W-2 σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς IRS. 

Έντυπο Αίτησης Ταξιδίου

Εγκρίθηκε από το Υπουργικό Συμβούλιο: Ιούλιος 2021
Σχετική πολιτική συμβουλίου: Λογιστική, Αποζημίωση Ταξιδίου

Επιστροφή στην Policies and Procedures