Πολιτική ευέλικτων ρυθμίσεων εργασίας

ΣΚΟΠΟΣ

Ο σκοπός αυτής της Πολιτικής σχετικά με τις ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας είναι να διασφαλιστεί ότι το κοινοτικό κολέγιο της κομητείας Hudson ("Κολλέγιο") άδειες ευελιξία στο χώρο εργασίας, επιτρέπει υπαλλήλους για την εξισορρόπηση προσωπικών και επαγγελματικών ευθυνών, και διαχειριστείτεs έκτακτης ανάγκης που μπορεί να αντιμετωπίσει το Κολλέγιο πότε-πότε.

ΠΟΛΙΤΙΚΗ

Το Κολλέγιο και το Διοικητικό Συμβούλιο του («Διοικητικό Συμβούλιο») δεσμεύονται να υποστηρίζουν την αποτελεσματική ισορροπία των προσωπικών και επαγγελματικών ευθυνών του διδακτικού προσωπικού, του προσωπικού και της διοίκησης. Επιπλέον, το Διοικητικό Συμβούλιο αναγνωρίζει ότι ειδικές περιστάσεις μπορεί να απαιτούν διαχείριση έκτακτης ανάγκης και εξ αποστάσεως λειτουργίες για τη διατήρηση της επιχειρηματικής συνέχειας. Κατόπιν καθοδήγησης του Προέδρου, το Κολλέγιο μπορεί να παρέχει στους εργαζόμενους ευκαιρίες για ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας, για να περιλαμβάνουν τηλεργασίες και ευέλικτο χρόνο σε ένα ασφαλές, επαγγελματικό και παραγωγικό περιβάλλον εργασίας, όπως ενδείκνυται ή απαιτείται από το νόμο.

Το Διοικητικό Συμβούλιο αναθέτει στον Πρόεδρο την ευθύνη να αναπτύξει διαδικασίες και διαδικασίες για την εφαρμογή αυτής της πολιτικής που περιλαμβάνουν δίκαιες και χωρίς αποκλεισμούς απαιτήσεις και κατευθυντήριες γραμμές επιλεξιμότητας. Το Κολλέγιο θα διευκολύνει ευκαιρίες για επαγγελματική ανάπτυξη του εργατικού δυναμικού του για το σκοπό αυτό. Το Γραφείο Ανθρώπινου Δυναμικού θα διασφαλίσει τη συμμόρφωση με αυτήν την πολιτική.

Εγκρίθηκε από: Διοικητικό Συμβούλιο
Ημερομηνία έγκρισης: 9 Ιουνίου 2020
Κατηγορία: Ανθρώπινο Δυναμικό
Αρμόδιο Τμήμα: Ανθρώπινο Δυναμικό 

Διαδικασίες

Διαδικασία Ευέλικτων Διακανονισμών Εργασίας

1. Επισκόπηση

Ο σκοπός αυτής της Διαδικασίας σχετικά με τις ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας είναι να διασφαλίσει την εφαρμογή της Πολιτικής για τις ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας στο Hudson County Community College («Κολλέγιο»), επιτρέποντας την ευελιξία στο χώρο εργασίας, επιτρέποντας στους εργαζόμενους, πλήρους και μερικής απασχόλησης, να ισορροπούν προσωπικές και επαγγελματικές ευθύνες και διαχείριση έκτακτων αναγκών που μπορεί να αντιμετωπίσει το Κολλέγιο κατά καιρούς. Το Κολλέγιο, κατά τη διακριτική του ευχέρεια, μπορεί να παρέχει στους εργαζόμενους ευκαιρίες για ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας, για να περιλαμβάνουν τηλεργασία και ευέλικτο χρόνο σε ένα ασφαλές, επαγγελματικό και παραγωγικό περιβάλλον εργασίας, όπως ενδείκνυται ή όπως απαιτείται από τη νομοθεσία.

Τα εποπτικά μέλη του υπουργικού συμβουλίου ή οι επόπτες με την αναθεώρηση και την έγκριση του μέλους του Εποπτικού Υπουργικού Συμβουλίου μπορούν να εφαρμόσουν ένα εναλλακτικό πρόγραμμα εργασίας για τη μονάδα τους που ανταποκρίνεται στις ανάγκες των επιχειρήσεων και των εργαζομένων και υποστηρίζει την αποστολή, το όραμα και τις αξίες του Κολλεγίου. Οι ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας για τη μονάδα μπορεί να περιλαμβάνουν απομακρυσμένη εργασία, συμπιεσμένο εβδομαδιαίο πρόγραμμα, εναλλακτικό πρόγραμμα, υβριδικό πρόγραμμα ή ευέλικτο χρόνο. Ο Επόπτης μπορεί να θεσπίσει κατευθυντήριες γραμμές και βέλτιστες πρακτικές για τη μονάδα για την υποστήριξη ενός εναλλακτικού ή υβριδικού προγράμματος εργασίας. Το πρόγραμμα μπορεί να αξιολογείται από καιρό σε καιρό για να διασφαλιστεί η συνεχής υποστήριξη της αποστολής, του οράματος και των αξιών του Κολλεγίου.

2.Αιτήματα

Οι εργαζόμενοι μπορούν να ζητήσουν μια ευέλικτη ρύθμιση εργασίας, όπως απομακρυσμένη εργασία, όπου είναι δυνατόν, εναλλακτικό πρόγραμμα, συμπιεσμένη εβδομάδα εργασίας, υβριδικό πρόγραμμα ή ευέλικτο χρόνο. Οι περιστάσεις που συμβαίνουν που δεν είναι εύλογα προβλέψιμες και δεν μπορούν να προγραμματιστούν εκ των προτέρων ορίζονται στη διαδικασία που περιγράφεται στο Το τμήμα 3 παρακάτω. Όποτε είναι δυνατόν, ωστόσο, τέτοια αιτήματα θα πρέπει να προγραμματίζονται σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται στο Το τμήμα 4. Δείτε το διάγραμμα στο Παράρτημα Α. Ο υπάλληλος ή ο προϊστάμενος μπορεί να συμβουλευτεί το Γραφείο Ανθρώπινου Δυναμικού σχετικά με τη φύση, τη διάρκεια και τις ρυθμίσεις που αναζητούνται. Τα εγκεκριμένα αιτήματα ευέλικτης ρύθμισης θα επανεκτιμώνται περιοδικά, το αργότερο έξι (6) μήνες μετά την εφαρμογή της συμφωνηθείσας ρύθμισης. Οι αποφάσεις σχετικά με τα αιτήματα ευέλικτης διευθέτησης εργασίας και τα αιτήματα που γίνονται δεκτά παραμένουν στην τελική διακριτική ευχέρεια του Κολλεγίου και μπορούν να τερματιστούν ανά πάσα στιγμή με, όποτε είναι δυνατόν, εύλογη ειδοποίηση προς τον εργαζόμενο και σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.

Παράρτημα Α

3. Απρογραμματισμένο 

Ένας υπάλληλος μπορεί να ζητήσει εναλλακτικές ρυθμίσεις εργασίας επικοινωνώντας με τον προϊστάμενό του με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ειδοποίηση. Εάν εγκριθεί από τον προϊστάμενο, μπορεί να ζητηθούν δικαιολογητικά από τον υπάλληλο. Οι μη προγραμματισμένες ρυθμίσεις εργασίας είναι προσωρινές και ολοκληρώνονται μόλις οι συνθήκες επιτρέψουν την επιστροφή στις κανονικές ρυθμίσεις εργασίας.

4. Προγραμματισμένο

Στο βαθμό που οι περιστάσεις είναι εύλογα προβλέψιμες, ένας εργαζόμενος μπορεί ανεξάρτητα να ζητήσει ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας επικοινωνώντας με τον προϊστάμενό του και περιγράφοντας τους απαιτούμενους όρους εναλλακτικών ρυθμίσεων εργασίας. Κατόπιν συμφωνίας υπαλλήλου και προϊσταμένου, ολοκληρώθηκε Έντυπο Αίτησης Ευέλικτης Εργασίας Εργαζομένων, και τυχόν δικαιολογητικά, θα πρέπει να υποβάλλονται στο μέλος του Εποπτικού Υπουργικού Συμβουλίου. Οι εργαζόμενοι θα ενημερωθούν για την απόφαση από το μέλος του Εποπτικού Υπουργικού Συμβουλίου ή απευθείας από τον Επόπτη.

5. Ρυθμίσεις εργασίας εξ αποστάσεως

5.1 Σε περίπτωση που εγκριθεί το αίτημα για ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας που περιλαμβάνει εργασία εξ αποστάσεως, ο εργαζόμενος αναμένεται να λάβει τα κατάλληλα μέτρα για να διασφαλίσει την εμπιστευτικότητα και την προστασία των ιδιόκτητων πληροφοριών του Κολλεγίου, των εργαζομένων ή των φοιτητών. Τα μέτρα ασφαλείας μπορεί να περιλαμβάνουν τη χρήση κλειδωμένων ντουλαπιών αρχείων και γραφείων, τακτική συντήρηση κωδικού πρόσβασης και κάθε άλλο μέτρο κατάλληλο για τη θέση, τα καθήκοντα και τις ευθύνες του ή όπως συνιστάται από τις Υπηρεσίες Πληροφορικής (ITS).

5.2 Οποιοσδήποτε εξοπλισμός παρέχεται από το Κολλέγιο για απομακρυσμένη εργασία παραμένει ιδιοκτησία του Κολλεγίου και θα συντηρείται από το Κολλέγιο. Ο εξοπλισμός που παρέχεται από το Κολλέγιο πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο για επαγγελματικούς σκοπούς. Οι εργαζόμενοι δεν επιτρέπεται να εγκαταστήσουν λογισμικό ή υλικό που θα εμποδίσει το ITS να συντηρεί ή να παρακολουθεί τον εξοπλισμό. Το Κολλέγιο δεν φέρει καμία ευθύνη για ζημιές ή επισκευές σε εξοπλισμό που ανήκει στους εργαζόμενους. Σε περίπτωση χωρισμού από την εργασία, όλη η περιουσία του Κολλεγίου πρέπει να επιστραφεί στο Κολλέγιο, εκτός εάν έχουν γίνει άλλες ρυθμίσεις.

5.3 Ο εργαζόμενος πρέπει να δημιουργήσει ένα κατάλληλο περιβάλλον εργασίας στο σπίτι του/της για εργασιακούς σκοπούς. Το Κολλέγιο δεν θα είναι υπεύθυνο για τυχόν έξοδα που σχετίζονται με ακίνητα που δεν ανήκουν στο Κολλέγιο σε απομακρυσμένα περιβάλλοντα εργασίας, συμπεριλαμβανομένης ενδεικτικά της εγκατάστασης του γραφείου στο σπίτι του υπαλλήλου, της αναδιαμόρφωσης, των επίπλων, του φωτισμού, των επισκευών ή οποιωνδήποτε τροποποιήσεων στον χώρο του οικιακού γραφείου. Ο εργαζόμενος θα συμφωνήσει να έχει βιώσιμη σύνδεση στο διαδίκτυο και στο τηλέφωνο. Το Κολλέγιο δεν θα παράσχει ούτε θα αποζημιώσει κανένα κόστος που σχετίζεται με τη χρήση διαδικτύου/τηλεφώνου.

5.4 Ο εργαζόμενος πρέπει να διατηρεί τον απομακρυσμένο χώρο εργασίας του με ασφαλή τρόπο, απαλλαγμένο από κινδύνους ασφαλείας. Τραυματισμοί που υφίστανται ο εργαζόμενος σε ένα γραφείο στο σπίτι και σε συνδυασμό με τα κανονικά του καθήκοντα εργασίας καλύπτονται από την πολιτική αποζημίωσης των εργαζομένων του Κολλεγίου, όπως ενδείκνυται. Ο υπάλληλος θα είναι υπεύθυνος να ειδοποιεί το Κολλέγιο για τυχόν τέτοιους τραυματισμούς το συντομότερο δυνατό. Ο Εργαζόμενος θα είναι υπεύθυνος για τυχόν τραυματισμούς που υποστούν οι επισκέπτες στο εργοτάξιο του σπιτιού του.

5.5 Ένας υπάλληλος που δεν εξαιρείται από τις απαιτήσεις υπερωριών του νόμου περί δίκαιων προτύπων εργασίας και όλων των ισχυόντων πολιτειακών και ομοσπονδιακών νόμων και κανονισμών, πρέπει να καταγράφει με ακρίβεια όλες τις ώρες εργασίας. Οι ώρες εργασίας περισσότερες από εκείνες που έχουν προγραμματιστεί ανά ημέρα και ανά εβδομάδα εργασίας απαιτούν την εκ των προτέρων έγκριση του Επόπτη. Η μη συμμόρφωση με αυτή την απαίτηση μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα τον άμεσο τερματισμό της συμφωνίας.

5.6 Αιτήματα για ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας που περιλαμβάνουν εργασία εξ αποστάσεως ενδέχεται να μην γίνονται δεκτά για όλες τις θέσεις ή τους υπαλλήλους. Τέτοια αιτήματα θα αξιολογούνται κατά περίπτωση. Ο προϊστάμενος μπορεί να εξετάσει εάν οι κύριες εργασιακές λειτουργίες του εργαζομένου μπορούν να εκτελεστούν αποτελεσματικά εξ αποστάσεως. Ο επόπτης μπορεί να συμβουλευτεί το Γραφείο Ανθρώπινου Δυναμικού για το σκοπό αυτό.

5.7 Εκείνοι στους οποίους χορηγείται συμφωνία εξ αποστάσεως εργασίας υπόκεινται στις ίδιες προσδοκίες, ευθύνες και πρότυπα απόδοσης για τη θέση τους που ίσχυαν πριν από τη ρύθμιση εξ αποστάσεως. Οι προϊστάμενοι και οι υπάλληλοι πρέπει να κοινοποιούν με σαφήνεια τις προσδοκίες τους για αναθέσεις εργασίας, να συμμετέχουν σε τακτικές συναντήσεις και να αναφέρουν οποιεσδήποτε άλλες παραμέτρους που σχετίζονται με την υποστήριξη μιας απομακρυσμένης συμφωνίας. 

5.8 Ο εργαζόμενος πρέπει να είναι διαθέσιμος κατά τις προγραμματισμένες ώρες εργασίας και να ανταποκρίνεται στους συναδέλφους και τον προϊστάμενο ενώ εργάζεται εξ αποστάσεως. Ο υπάλληλος συμφωνεί επίσης να τηρεί ενεργά τις ευθύνες της θέσης καθ' όλη τη διάρκεια των προγραμματισμένων ωρών εργασίας και συμφωνεί να είναι προσβάσιμος μέσω email, τηλεδιάσκεψης ή τηλεφώνου επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης που παρέχεται από τον υπάλληλο για χρήση κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.

6. Εκτίμηση

Ο Αντιπρόεδρος Ανθρώπινου Δυναμικού ή ο ορισθείς θα επανεξετάζει την εφαρμογή της διαδικασίας σε τακτική βάση για να διασφαλίσει ότι αυτή η διαδικασία διεξάγεται με δίκαιο, συνεπή και ισότιμο τρόπο, σύμφωνα με την Αποστολή, το όραμα και τις αξίες του Κολλεγίου.

Εγκρίθηκε από: Υπουργικό Συμβούλιο
Ημερομηνία έγκρισης: Ιανουάριος 2022; Νοέμβριος 2023
Προγραμματισμένο για αναθεώρηση: Νοέμβριος 2025
Κατηγορία: Ανθρώπινο Δυναμικό
Αρμόδιο Τμήμα: Ανθρώπινο Δυναμικό

Επιστροφή στην Policies and Procedures